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Abwesenheitsnotiz: "Ich bin dann mal weg!"

Wenn Leitungskräfte im Urlaub sind, bleibt das eMail-Postfach oft über Wochen unbeachtet. Statt einer Antwort auf die Nachricht erhalten Angehörige dann eine automatisierte Abwesenheitsnotiz. Doch viele dieser sog. "Autoreplys" sind missverständlich formuliert, nichtssagend oder sogar ein echtes Ärgernis. Wir zeigen Ihnen, wie es besser geht.


Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind Angehöriger und rufen bei einem Pflegeheim oder Pflegedienst an. Das Telefon klingelt, aber keiner geht ran. Sie versuchen es später erneut, wiederum ohne Erfolg. Oder aber: Der Anrufbeantworter springt an. Sie hören den knappen Satz "Ich bin im Urlaub". Dann legt der Anrufbeantworter wieder auf. Jeder potentielle Kunde oder Kooperationspartner wäre zu Recht erbost und würde es danach bei der Konkurrenz probieren. Ein unvorstellbares Szenario. In jeder halbwegs seriösen Pflegeeinrichtung wird das Telefon im Urlaub oder bei Krankheit umgeleitet. Ein Kollege nimmt dann den Anruf entgegen, notiert das Anliegen und leitet alle weiteren Schritte ein. Und zur Not bleibt noch der Anrufbeantworter. Von der Bandansage erfährt der Anrufer, wie lange der Urlaub dauert und welche alternativen Ansprechpartner verfügbar sind. Danach kann der Anrufer auf dem Band eine Nachricht hinterlassen. Bei eMails ist die Situation eine andere. Hier wird oftmals nur der zentrale Zugang des Pflegeheimes oder des Pflegedienstes regelmäßig überwacht. Wer an "info@musterpflegeheim.de" schreibt, erhält also relativ schnell eine Antwort. In den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter stapeln sich derweil die digitalen Nachrichten. Eine eMail an "pdl.station1@musterpflegeheim.de" bleibt also bis zum Urlaubsende liegen. Der Absender rätselt derweil, ob seine Nachricht überhaupt angekommen ist. Warten muss er in jedem Fall. Um derartige Missverständnisse zu vermeiden, nutzen viele Leitungskräfte während ihres Urlaubes automatisch verschickte Abwesenheitsnotizen. Wenn ein Angehöriger eine eMail an die Einrichtung schreibt, erhält er wenige Augenblicke später eine automatisierte Antwort. Den Text hat die Leitungskraftkraft vorformuliert und im eMail-System eingegeben. Der Angehörige weiß dann, dass sein Ansprechpartner im Urlaub ist und die eMail derzeit nicht lesen kann. Ggf. erfährt er gleichzeitig, dass die Nachricht an einen Kollegen weitergeleitet wurde. Die Vielfalt der unterschiedlichen Gestaltungsvarianten ist erstaunlich. Auf das Nötigste reduziert ist dieser Einzeiler: "Vielen Dank für Ihre eMail. Wir werden uns umgehend bei Ihnen melden." Firmenname? Ansprechpartner? Grund und Dauer der Abwesenheit? Fehlanzeige! Überdies kann "umgehend" durchaus gleichbedeutend sein mit "in zwei oder drei Wochen". Das macht natürlich alles einen denkbar schlechten Eindruck auf Kooperationspartner, Angehörige oder gar Aufsichtsbehörden. Abgesehen davon gibt es gesetzlich vorgegebene Pflichtangaben, die im Anhang jeder eMail zu finden sein müssen. Nicht viel informativer ist die folgende Variante, die immerhin schon eine abschließende Grußformel enthält: Zurzeit bin ich im Urlaub. Die eMail wird nicht weitergeleitet. Mit freundlichem Gruß Vera Musterfrau. In den meisten Fällen enthält die Abwesenheitsnotiz zumindest die wichtigsten Daten. Etwa: Sehr geehrter Absender, ich befinde mich derzeit nicht im Haus. Ihre eMail wird in dieser Zeit nicht gelesen oder weitergeleitet. Ich bin ab dem 16.8.2011 wieder da. Mit freundlichen Grüßen Andreas Mustermann Viele Pflegekräfte denken sogar daran, im Text einen alternativen Ansprechpartner zu benennen, etwa: In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Müller. Tel.: 030/1234-5678 Unter all den Abwesenheitsnotizen hat uns folgende Lösung am besten gefallen: Ich befinde mich zurzeit im Urlaub und beantworte Ihre eMail gerne wieder ab dem 16.8.2011. Als alternative Ansprechpartner stehen Ihnen zur Verfügung:


Wenn Sie einen Pflegeplatz suchen:

Frau Grau (Verwaltung)

grau@musterpflegeheim.de

Tel. (030) 12345-0


Wenn Sie Fragen zur Pflege haben:

Frau Weiß (Pflegedienstleitung)

weiss@musterpflegeheim.de

Tel. (030) 12345-11


Wenn Sie Fragen zur Hauswirtschaft haben, also etwa zur Speiseversorgung, Reinigung oder Wäscheversorgung:

Frau Roth oder Frau Schwarz

roth@musterpflegeheim.de oder schwarz@musterpflegeheim.de

Tel. (030) 12345-12 oder Tel. (030) 12345-13


Wenn Sie Fragen zum Sozialdienst und zur Betreuung haben:

Frau Blau

blau@musterpflegeheim.de

Tel. (030) 12345-14 Vera Musterfrau Einrichtungsleitung […] Übrigens sollte man sicherstellen, dass der Autoresponder nach dem Urlaub wieder deaktiviert wird. Sonst beantwortet der Server ganzjährig jede eMail mit einer Abwesenheitsmeldung. Dieses auch, wenn die Leitungskraft schon längst wieder am Arbeitsplatz ist. Der vermeintliche Dauerurlaub kann beim Empfänger natürlich zu Missverständnissen führen. Noch was: Auf den Neidfaktor setzt eine andere Leitungskraft. Diese schmückte ihre Abwesenheitsnotiz mit der Panoramaaufnahme eines tropischen Palmenstrandes samt Liegestuhl, Tisch und Cocktail-Glas. Die Bildunterschrift lautet: "Bis zum 16.8.2011 finden Sie mich genau hier."