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Auditcheckliste Teil 1 "Aufbauorganisation Personal" (Version 4 / Ed. 2014 / ambulant)

Egal ob Skat, Schach oder Fußball. Wer die Regeln nicht kennt, kann das Spiel nicht gewinnen. Das gilt auch für die MDK-Kontrolle. Je unerfahrener die Pflegedienstleitung ist, um so leichter fällt es dem Prüfer, seine Forderungen ohne Abstriche durchzusetzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für ein wenig mehr Chancengleichheit sorgen können.

Auditcheckliste Teil 1 "Aufbauorganisation Personal" (ambulant)


Frage

erfüllt

Verantwortlich für die Beseitigung des Problems

Mangel wird abgestellt spätestens bis zum:

Anmerkung


ja

nein

Folgende Unterlagen sollten Sie bei einer Überprüfung durch den MDK auf jeden Fall vorweisen können:


Aufstellung über die Anzahl aller versorgten Personen (SGB XI, SGB V, Selbstzahler, Sonstige) sowie Pflegestufendifferenzierung der Leistungsempfänger nach SGB XI mit Datum. Zusatzinfo: Seit 2009 darf der MDK auch Privatversicherte in seine Überprüfung bzw. Stichprobe mit einbeziehen.

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Aufstellung über die Anzahl der Pflegebedürftigen mit:

Wachkoma

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Beatmungspflicht

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Dekubitus

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Blasenkatheter

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PEG-Sonde

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Fixierung

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Kontraktur

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vollständige Immobilität

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Tracheostoma

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MRSA

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Diabetes mellitus

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Zusatzinfo: Listen Sie die Klienten nach Pflegestufen auf. Innerhalb der Pflegestufen sollen die Namen der Klienten in alphabetischer Reihenfolge sortiert sein.


Versorgungsvertrag des Pflegedienstes / Strukturerhebungsbogen

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Blanko-Pflegevertrag

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Ausbildungsnachweis der verantwortlichen Pflegefachkraft

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Weiterbildungsnachweis der verantwortlichen Pflegefachkraft (über die 460 Std. Weiterbildung oder den Nachweis über ein abgeschlossenes Pflegemanagement-Studium)

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pflegebezogene Ausbildungsnachweise der pflegerischen Mitarbeiter

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Aufstellung aller in der Pflege und Betreuung tätigen Mitarbeiter mit Name, Berufsausbildung und Beschäftigungsumfang

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Zusatzinfo: Legen Sie den MDK-Gutachtern immer die Ausbildungsdokumente, z.B. Zeugnisse, einzeln vor und nie die gesamte Personalakte. Beim Arbeitsvertrag ist es ähnlich. Nie den kompletten Vertrag zeigen, sondern nur die Passage mit der Wochenarbeitszeit des betreffenden Mitarbeiters.


aktuelle Handzeichenliste mit Eintritts- und Austrittsdaten der Mitarbeiter

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Liste der vom Pflegedienst vorgehaltenen Pflegehilfsmittel / Hilfsmittel

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Dienstpläne

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Touren-/ Einsatzpläne

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Pflegeleitbild

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Pflegekonzept

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Pflegedokumentationssystem

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Stellenbeschreibungen

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Ggf. Auflistung der extern vergebenen Leistungen, z.B. Wäscheversorgung, Hauswirtschaft usw.

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Nachweise über Pflegevisiten

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Nachweise über Fallbesprechungen

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Nachweise über Sitzungen des Qualitätszirkels

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Nachweise über Informationsweitergabe

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Nachweise über Dienstbesprechungen

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Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

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Fortbildungsplan

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Nachweise interne Fortbildungen

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Nachweise externe Fortbildungen

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Nachweise externes Qualitätsmanagement (z.B. externer Qualitätsbeauftragter, Benchmarking)

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Leitlinien / Richtlinien / Standards

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Hygienestandards / -plan / -konzept

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Konzept zum Beschwerdemanagement

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Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Notfällen, etwa: Klient öffnet die Haustür nicht.

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Aufbauorganisation Personal:


Existiert ein Organigramm, das die Organisationsstruktur und die Hierarchie mit den jeweiligen Weisungsbefugnissen des ambulanten Pflegedienstes aufzeigt?

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Sind die Verantwortungsbereiche für die in der Pflege und die in der hauswirtschaftlichen Versorgung beschäftigten Mitarbeiter eindeutig festgelegt, z.B. durch Stellenbeschreibungen? Und entspricht der Verantwortungsbereich der jeweiligen Qualifikation? (Dabei sind Aus-, Fort- und Weiterbildungen sowie Anleitungen durch qualifizierte Personen zu berücksichtigen.)  

leitende Pflegefachkraft

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Pflegefachkräfte

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Pflegehilfskräfte

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angelernte Helfer in der Pflege (z.B. "Bufdis")

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Hauswirtschaftskräfte

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Können Nachweise über die Qualifikationen der Mitarbeiter vorgelegt werden, z.B. durch Zeugnisse, Befähigungsnachweise?

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[zusätzlich:] Existieren auch Stellenbeschreibungen für Positionen, die nicht in der Pflege tätig sind? Etwa: Verwaltung, Geschäftsführer, Bufdis usw.

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Berücksichtigen die Stellenbeschreibungen folgende Aspekte?

Stellenbezeichnung

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Ziele

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Qualifikationen

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Einordnung in die Hierarchie

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Aufgaben und Kompetenzen

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Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen

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[zusätzlich:] Sind die Stellenbeschreibungen verbindlich? War z.B. an der Bearbeitung ggf. der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung beteiligt?

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[zusätzlich:] Bekommt jeder Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung zu Beginn seiner Tätigkeit ausgehändigt?

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[zusätzlich:] Stimmen die Inhalte der Stellenbeschreibungen auch tatsächlich mit dem jeweiligen Aufgabengebiet überein?

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[zusätzlich:] Werden die Stellenbeschreibungen regelmäßig überprüft, und wird das Ergebnis dokumentiert?

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[zusätzlich:] Werden Veränderungen im Aufgabengebiet zeitnah in den Stellenbeschreibungen dokumentiert?

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Ist die verantwortliche Pflegefachkraft den Landesverbänden der Pflegekassen gemeldet und bekannt?

O

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Erfüllt sie folgende Voraussetzungen?

Pflegefachkraft

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ausreichende Berufserfahrung

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sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

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Weiterbildung zur Leitungsqualifikation (die leitungsbezogene Weiterbildung muss einen Umfang von 460 Stunden haben) oder der Abschluss einer Ausbildung im Pflegemanagement an einer Hochschule

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Wie hoch ist die wöchentliche Arbeitszeit der verantwortlichen Pflegefachkraft im ambulanten Pflegedienst? Ist das ausreichend? (Hierzu muss man wissen: Wenn es keine Regelungen aus dem Versorgungsvertrag oder der Vergütungsvereinbarung zum Beschäftigungsumfang der verantwortlichen Pflegefachkraft gibt, entscheidet einzig und allein der Betreiber des ambulanten Pflegedienstes, ob die PDL in Vollzeit beschäftigt wird.)

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Wie viele Stunden in der Woche arbeitet sie davon in der direkten Pflege? Ist das ausreichend?

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Ist die stellvertretende verantwortliche Pflegefachkraft den Landesverbänden der Pflegekassen gemeldet und bekannt? (Die stellvertretende verantwortliche Pflegefachkraft muss nicht eine leitungsbezogene Weiterbildung absolviert haben, sie muss lediglich ein Pflegeexamen nachweisen können, über ausreichende Berufserfahrung verfügen und in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis stehen.)

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Können Dienstpläne und der Stellenplan für die Bereiche Pflege und hauswirtschaftliche Versorgung des ambulanten Dienstes vorgelegt werden?

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[zusätzlich:] Ist ein aktueller Stellenplan vorhanden?

O

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[zusätzlich:] Ist der Stellenplan gegliedert nach den Bereichen Pflege und hauswirtschaftliche Versorgung?

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[zusätzlich:] Wer ist für die regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung des Stellenplans verantwortlich? Ist dieses geregelt?

O

O

 

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Übersteigt die Anzahl der geringfügig Beschäftigten nicht 20 Prozent (gemäß § 18 Abs. 2 Satz 2 Rahmenvertragsempfehlung und § 75 Abs. 5 SGB XI)?

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Gibt es bei einem pflegefachlichen Schwerpunkt Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen? (Ein pflegefachlicher Schwerpunkt könnte etwa die Pflege von AIDS-Patienten sein. Dieser pflegefachliche Schwerpunkt ist dann aber Bestandteil des Versorgungsvertrages.)

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Ablauforganisation patientenorientierte Pflege:


Ist das Pflegesystem (z.B. Bezugspflege) schriftlich festgelegt? Geht daraus hervor, welcher Patient welcher Pflegefachkraft zugeordnet ist?

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Ist das Pflegesystem allen Mitarbeitern bekannt und wird danach gearbeitet? (Der Nachweis muss anhand des Touren- /Einsatzplanes und der Pflegedokumentation erbracht werden.)

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Sind die Bezugspflegekräfte ausschließlich Pflegefachkräfte?

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Sind etwa in einem Standard zum Pflegesystem die Aufgaben und Kompetenzen der Bezugspflegekraft schriftlich festgelegt?

Steuerung des Pflegeprozesses

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Ansprechpartner für Angehörige und Ärzte

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Anleitung und Steuerung der Pflegehilfskräfte

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Zusammenarbeit mit Therapeuten und Seelsorgern.

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Zusatzinfo: Einige Gutachter sind der Meinung, dass der Name der Bezugspflegekraft explizit auch in der Pflegedokumentationsmappe des Klienten stehen muss. Für diese Forderung gibt es keine rechtliche Grundlage.


[zusätzlich:] Wer kontrolliert die Durchführung?

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[zusätzlich:] Wie wird die Durchführung kontrolliert? Ist dieses geregelt?

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[zusätzlich:] Mit welchen Maßnahmen wird der Beziehungsaufbau der Bezugspflegekraft zum Patienten gefördert? (Z.B. zu Beginn der Pflege längeres Gespräch mit dem Klienten, schriftliches Infomaterial über Sinn und Zweck des Pflegesystems, Besuche des Klienten, wenn er sich im Krankenhaus befindet.)

O

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[zusätzlich:] Werden Angehörige und andere nahestehende Personen in das Pflegesystem integriert und wenn ja wie (z.B. durch Teilnahme an der Pflegevisite oder an Fallbesprechungen, Anleitung bei der direkten Pflege)?

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verantwortliche Pflegefachkraft (Pflegedienstleitung)


Nimmt die verantwortliche Pflegefachkraft folgende Aufgaben wahr?

Umsetzung und Anwendung der beschriebenen Qualitätsmaßstäbe im Pflegebereich?

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Organisation des Pflegeprozesses? (Entweder übernimmt sie diese Aufgabe selbst oder sie delegiert diese an die Pflegefachkräfte. Bei der zweiten Variante ist sie dafür zuständig, ggf. Kontrollen durchzuführen, ob die Pflegefachkräfte diesen Auftrag fachgerecht übernehmen und durchführen. Alternativ nimmt sie an den Besprechungen zum Pflegeprozess teil. Nachweis z.B. über Protokolle zur Überprüfung der Pflegedokumentation per Stichprobe oder Protokolle zur Teilnahme an den Besprechungen zum Pflegeprozess.)

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Sorge zu tragen für die Durchführung einer fachgerechten Pflegedokumentation? (Nachweis z.B. über Protokolle zur Überprüfung der Pflegedokumentation per Stichprobe.)

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Eine Dienstplanung zu erstellen, die an dem Pflegebedarf orientiert ist?

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Regelmäßige Dienstbesprechungen für den Bereich der Pflege durchzuführen? (Der Punkt ist dann erfüllt, wenn die Dienstbesprechungen turnusgemäß durchgeführt werden, also nicht unregelmäßig mit langen Pausen dazwischen. Zu jeder Dienstbesprechung muss ein Protokoll vorhanden sein.

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[zusätzlich:] Erfolgt eine Kontrolle der Pflegequalität? (Z.B. durch stichprobenartige Besuche bei den Klienten, um dort spezielle pflegerische Maßnahmen wie etwa die Wundversorgung zu überprüfen, Teilnahme oder Durchführung von Pflegevisiten usw.)

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[zusätzlich:] Entwicklung neuer Konzepte, die die Pflege betreffen? (Basale Stimulation, Kinästhetik.)

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[zusätzlich:] Grober Überblick über den Haushalt der Finanzen des Pflegedienstes und über die aktuelle Personalsituation?

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Hat die Pflegedienstleitung ausreichend Zeit für diese Aufgaben? (Hier müssen auch landesrechtliche Regelungen berücksichtigt werden. Sofern keine landesrechtlichen Regelungen es anders vorgeben, können Sie von folgendem Grundsatz ausgehen: Je größer ein ambulanter Dienst ist, umso weniger sollte die Pflegedienstleitung in der direkten Pflege mitarbeiten.)

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Anleitung von Pflegehilfskräften:


Werden Pflegehilfskräfte in der Grundpflege regelmäßig von Pflegefachkräften überprüft und angeleitet? (Nachweis über Pflegevisiten, Protokolle zu praktischen Anleitungen usw.)

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Dienstplan


Zusatzinfo: Ein Dienstplan zeigt in der Regel für einen Monat im Voraus, welche Mitarbeiter welche Arbeitszeiten zu absolvieren haben. Dabei prüft der MDK zum einen, ob die unten genannten Formalien eingehalten werden, und zum anderen lässt sich daraus erkennen, ob die Personalstärke am Pflegebedarf orientiert ist. Viele ambulante Pflegedienste haben mittlerweile EDV-Programme, die sehr ausgeklügelte Touren- / Einsatzpläne erstellen und meistens mit einer Abrechnungssoftware kombiniert sind. Daher sehen viele Betreiber oft nicht ein, einen gesonderten Dienstplan zu führen. Um einen Dienstplan komplett weglassen zu können, müssten die Touren- / Einsatzpläne die unten aufgeführten Merkmale enthalten. Da aber die Touren- / Einsatzpläne eine Präzisierung der Einsätze und des Dienstplanes sein sollen, ist es wohl weiterhin erforderlich, dass der ambulante Dienst sowohl einen Dienstplan als auch Touren- / Einsatzpläne parallel führt.


Sind die Dienstpläne dokumentenecht geführt (kein Bleistift, kein Tipp-Ex©, keine unleserlichen Streichungen)?

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Sind Soll-, Ist- und Ausfallzeiten dokumentiert?

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Sind der Zeitpunkt der Gültigkeit und der Einsatzort vermerkt?

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Enthält er die vollständigen Namen (Vor- und Zunamen)?

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Enthält er die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter?

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Ist eine einheitliche Legende für Dienst- und Arbeitszeiten im gesamten Pflegedienst vorhanden?

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Ist er mit Datum versehen und mit der Unterschrift der verantwortlichen Person?

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Sind Übergabezeiten und Zeiten für Teambesprechungen ersichtlich?

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Können anhand des Dienstplanes das gewählte Pflegesystem (z.B. Bezugspflegesystem), damit also auch die pflegerische Kontinuität nachgewiesen werden?

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[zusätzlich:] Gibt es einen Standard zur Dienstplanung, in dem geregelt ist:

Wer kontrolliert die Dienst- und Tourenpläne?

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Werden die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt?

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Gibt es Festlegungen zur optimalen, ausreichenden oder ungenügenden Personalbesetzung?

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Welche Maßnahmen sollen bei einem Personalengpass bzw. Personalausfall greifen?

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Zu welchem Zeitpunkt sollte der Dienstplan vorliegen? (Der MDK hat kein Recht, eine bestimmte Vorlaufzeit für den Dienstplan zu verlangen. Er hat im Rahmen der Prüfung lediglich das Recht, den Dienstplan auf die formalen Anforderungen zu überprüfen. Gleichwohl ist es sinnvoll, den Dienstplan mit einer längeren Vorlaufzeit für die Mitarbeiter auszuhängen im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit.)

O

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Wie werden die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, z.B. durch ein Wunschbuch?

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Sind Rufbereitschaften, Dienstbesprechungen und Fortbildungen im Dienstplan eingeplant?

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Wie werden die Wünsche der Patienten berücksichtigt, z.B. durch flexible Arbeitszeiten, die es dem Patienten etwa ermöglichen selbst bestimmt zu entscheiden, wann er morgens aufstehen und frühstücken möchte oder abends zu Bett gehen möchte?

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Werden alle relevanten Arbeitsgesetze und ggf. Tarife eingehalten, z.B. Mutterschutz?

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Wo sind die alten Dienstpläne abgelegt? Ist dieses geregelt?

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Werden die Dienstpläne archiviert?

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[zusätzlich:] Gibt es einen Standard zur Pausenregelung? (Gilt nur für Mitarbeiter, die mehr als 6 Stunden am Stück arbeiten. Es ist zu empfehlen, dem Mitarbeiter im Tourenplan entsprechende Pausenzeiten einzuräumen. Der Mitarbeiter muss wissen, dass die Pause spätestens am Ende seiner Schicht genommen werden muss. Und dass er die Pausenzeiten nicht sammeln kann.)

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Touren- / Einsatzpläne:


Liegen geeignete Einsatz-/ und Tourenpläne vor, aus denen Folgendes ersichtlich ist: (Die Touren- / Einsatzpläne müssen schriftlich nachvollziehbar sein. Wie der ambulante Pflegedienst das im Einzelnen umsetzt, bleibt ihm überlassen, z.B. anhand von Mitarbeitertagebüchern. Das heißt: Die Mitarbeiter schreiben sich die Touren von der Stecktafel ab oder anhand von Computerausdrücken, die von einem EDV-Programm erstellt werden.)

Datum der Gültigkeit?

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tageszeitliche Zuordnung von Mitarbeitern zu Pflegebedürftigen?

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Angabe der verantwortlichen Person?

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[zusätzlich:] Ist ein rückwirkender Soll-Ist-Abgleich möglich?

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[zusätzlich:] Werden die Eintragungen dokumentenecht vorgenommen, also leserliche Streichungen, keine Bleistifteintragungen, kein TippEx© usw.?

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[zusätzlich:] Sind die Adressen und Telefonnummern der Klienten aufgeführt?

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[zusätzlich:] Enthält der Touren- / Einsatzplan die Anzahl der zu versorgenden Pflegebedürftigen sowie ihren Hilfebedarf?

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[zusätzlich:] Werden Wegezeiten dokumentiert?

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[zusätzlich:] Ist der Zeitbedarf pro Klient dokumentiert?

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[zusätzlich:] Werden die Pflegekräfte entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt, siehe Stellenbeschreibung?

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[zusätzlich:] Werden bei der zukünftigen Planung die angegebenen Zeitguthaben / Zeitschulden entsprechend berücksichtigt?

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[zusätzlich:] Werden die Touren gerecht, im Sinne der Arbeitsbelastung, unter den Mitarbeitern verteilt?

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[zusätzlich:] Berücksichtigt die Tourenplanung wirtschaftliche Gesichtspunkte?

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[zusätzlich:] Werden die Kundenwünsche bezüglich der Einsatzzeit berücksichtigt?

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[zusätzlich:] Werden die Tourenpläne archiviert?

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Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft des ambulanten Pflegedienstes:


Wie wird die ständige Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft des Pflegedienstes (Rund-um-die-Uhr und auch an Sonn- und Feiertagen) sichergestellt? (Der alleinige Einsatz eines Anrufbeantworters, auch wenn er regelmäßig abgehört wird und die Zusendung von eMails, sind nicht ausreichend.)

Ist der Pflegedienst für sämtliche Klienten zu jeder Zeit erreichbar und kann er die vereinbarten Leistungen durchführen? Der Nachweis kann etwa über den Dienstplan erfolgen, indem eine tägliche Ruf-/ Einsatzbereitschaft mit Namen des jeweiligen Mitarbeiters ausgewiesen ist.

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[zusätzlich:] Gibt es einen Standard, der das System der Rufbereitschaft intern regelt?

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[zusätzlich:] Gibt es ein Rufbereitschaftsprotokoll, in dem die Ereignisse schriftlich festgehalten werden können?

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Kann der Pflegebedürftige jederzeit eine Pflegefachkraft erreichen?

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[zusätzlich:] Hat der Pflegedienst seine ständige Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft über eine Rufbereitschaft, Mobiltelefon, Kooperationsvereinbarung oder eine Anrufweiterschaltung organisiert?

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[zusätzlich:] Gibt der Pflegedienst eine schriftliche Information über die Rufbereitschaft an die Klienten raus und / oder ist die Telefonnummer der Rufbereitschaft auch in der Pflegedokumentation vermerkt?

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[zusätzlich:] Besitzt die zuständige Rufbereitschaft alle notwendigen Informationen, wie etwa Adressen, Telefonnummern der Patienten und der Mitarbeiter, Unterlagen über die Touren- / Einsatzpläne?

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[zusätzlich:] Existiert eine Regelung über die Vergütung der Rufbereitschaft und zum Ausgleich der Ruhezeit seitens des Arbeitgebers?

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Falls ein Anrufbeantworter eingesetzt wird: Enthält die Ansage Informationen über Notfälle und die Telefonnummer der Rufbereitschaft? Zeigt die Telefonanlage die Uhrzeit des eingegangenen Telefonats an?

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[zusätzlich:] Wird bei Problemen der Rufbereitschaft ein Qualitätszirkel einberufen, der sich mit den Fehlern und Ursachen auseinandersetzt sowie Verbesserungen erarbeitet und umsetzt?

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