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Auditcheckliste Teil 4 "Qualitätsmanagement II" (Version 4 / Ed. 2014 /
ambulant)
Die Organisation der Informationsweitergabe ist bei Pflegediensten deutlich aufwändiger als etwa in Seniorenheimen. Vor allem bei großen Pflegeteams mit einem ländlichen Einzugsgebiet ist an eine tägliche Übergabe in Vollbesetzung kaum zu denken. Da der MDK aber erfahrungsgemäß keine Abstriche duldet, sollten Qualitätsbeauftragte rechtzeitig alternative Informationsstrukturen aufbauen.
Auditcheckliste Teil 4 "Qualitätsmanagement II" (Version 4 / Ed. 2014 / ambulant)
Frage
erfüllt
Verantwortlich für die Beseitigung des Problems
Mangel wird
abgestellt spätestens bis zum:
Anmerkung
ja
nein
Fort- und Weiterbildung:
Hält der ambulante Pflegedienst
bedarfsgerechte und prospektive Fortbildungspläne für
die Pflege und ggf. für die Schwerpunktpflege bereit?
O
O
__ . __ . 201_
Werden alle Mitarbeiter,
die in der Grund- und / oder Behandlungspflege
tätig sind, in die
Fortbildungen miteinbezogen?
O
O
__ . __ . 201_
Ist der Einbezug dieser
Mitarbeiter in einer internen schriftlichen Regelung /
Standard des Pflegedienstes nachweislich festgelegt?
O
O
__ . __ . 201_
Hinweis: Die
Forderung zur regelmäßigen Fortbildung für die
Pflegekräfte ist auch dann erfüllt, wenn der
Pflegedienst schriftlich festhält, dass eine Fortbildung
für den Planungszeitraum für bestimmte Mitarbeiter nicht
notwendig ist, weil:
sie entweder auf dem aktuellen
Stand des Wissens sind,
sie unstetig
beschäftigt sind oder
weil sie für
einen längeren Zeitraum abwesend sind.
Zusatzinfo:
Interne Fortbildungen werden
mit Teilnehmerlisten nachgewiesen, auf denen das
Thema der Fortbildung, das Datum und die
Unterschriften der teilnehmenden Mitarbeiter
vermerkt sind. Bei externen Fortbildungen geschieht
der Nachweis durch Teilnahmebescheinigungen, die vom
jeweiligen Dozenten ausgestellt werden. So lässt
sich rückverfolgen, ob tatsächlich alle Mitarbeiter
in der Pflege an Fortbildungen teilgenommen haben.
Ausnahmen bilden Beschäftigte, die erst seit kurzem
im ambulanten Pflegedienst tätig sind oder
Pflegekräfte, die erkrankt waren am
Fortbildungstermin.
Inhaltlich sollen sich die
Fortbildungen auf die Tätigkeiten der Pflegekräfte
beziehen, z.B. auf die Wundversorgung,
Dekubitusprophylaxe, Transfer- und
Bewegungstechniken, Einhaltung von Hygienemaßnahmen
oder den Umgang mit Demenzkranken. Bei einer
Schwerpunktpflege sollten sich die Fortbildungen
natürlich auch auf diesen beziehen, also beispielsweise
auf die Versorgung von Menschen mit psychischen
Erkrankungen oder HIV-Patienten.
[zusätzlich:] Existiert ein
schriftliches Fort- und Weiterbildungskonzept mit
folgenden Aspekten?
Grundsätze und Ziele der Fort- und
Weiterbildung
O
O
__ . __ . 201_
Existiert ein schriftliches Verfahren
für die Erstellung der jeweiligen Fortbildungspläne?
O
O
__ . __ . 201_
Wie wird die bedarfsgerechte
Fortbildung für das kommende Jahr ermittelt (z.B. durch
die Auswertung der Pflegevisiten, Befragung der
Mitarbeiter, Auswertung der Qualitätszirkel,
Soll-Ist-Abgleich der Qualifikationen der Mitarbeiter,
Aufstellung der benötigten Qualifikationen, Durchführung von Förder- und Entwicklungsgesprächen usw.)?
O
O
__ . __ . 201_
Wer ist verantwortlich für das Fort-
und Weiterbildungskonzept sowie für die prospektiven
Fortbildungspläne? Fortbildungspläne
sollten am Jahresende für das kommende Jahr im Voraus geplant werden.
Vorteil: Die Mitarbeiter können mitbestimmen und haben
Planungssicherheit.
O
O
__ . __ . 201_
Wie erfolgt die Finanzierung, und wer
ist dafür verantwortlich?
O
O
__ . __ . 201_
Wie werden die Beschäftigten in die
Planung einbezogen?
O
O
__ . __ . 201_
Wie wird sichergestellt, dass die
Inhalte der Fort- und Weiterbildungen in die Praxis
umgesetzt werden, und wer kontrolliert das?
O
O
__ . __ . 201_
Wie werden die Schulungsanbieter auf
ihre Qualität und Eignung geprüft? Kriterien könnten
sein: Qualifikation des Dozenten, Gruppenarbeit statt
Frontunterricht, Lernformen, die es ermöglichen, das
Erlernte leichter in die Praxis umzusetzen usw.
O
O
__ . __ . 201_
Findet eine Auswertung der
durchgeführten Fort- und Weiterbildungen statt, um in
Zukunft die Anbieter gezielter aussuchen zu können?
O
O
__ . __ . 201_
Werden eigene Mitarbeiter zu internen
Dozenten weiterqualifiziert, beispielsweise zum Thema
Wundversorgung? Sie können später als Multiplikatoren
eingesetzt werden.
O
O
__ . __ . 201_
Werden
besonders die Pflegekräfte im Umgang mit den MDK-Gutachtern geschult,
um in der Prüfungssituation souverän mit ihnen umgehen zu können?
O
O
__ . __ . 201_
Werden die alten, nicht mehr gültigen, Fort- und Weiterbildungspläne archiviert?
O
O
_ . __ . 200_
[zusätzlich:] Werden Schüler und
Praktikanten ausschließlich unter Aufsicht einer
Pflegefachkraft beschäftigt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Finden die Fort- und
Weiterbildungen innerhalb der Arbeitszeit statt?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Es ist für beide Parteien sinnvoll, sich zu einigen und ggf. zentrale
Weiterbildungen in die Arbeitszeit zu legen. Eine
Kostenbeteiligung sollte nur dann in Betracht kommen, wenn die Fort-
und Weiterbildungen die Karrierechancen der Pflegekraft erhöhen.
Bei den Fort- und
Weiterbildungen gilt es zu trennen zwischen den Pflichtschulungen, die
gesetzlich oder von Behörden vorgeschrieben sind und den freiwilligen
Angeboten.
Vorgeschriebene Schulungen sind:
[zusätzlich:] Existiert ein
Personalentwicklungskonzept?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie häufig wird dieses
überarbeitet?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Gerade in Zeiten des Pflegefachkräftemangels sollte ein
Pflegedienst mit gezielten Maßnahmen alles daran setzen, auch in
Zukunft qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu haben. Deshalb ist
es für das Unternehmen wichtig, sich mit folgenden Aspekten im
Personalentwicklungskonzept auseinanderzusetzen:
Zugang zu Fachbüchern und
-zeitschriften und Internet:
Haben die Mitarbeiter Zugang zu
aktuellen Fachbüchern und Fachzeitschriften oder anderen
Medien wie etwa DVDs zu Schulungszwecken?
O
O
__ . __ . 201_
Beziehen sich die Fachbücher auf die
Pflegetechniken, die von den Pflegekräften regelmäßig
angewendet werden, und sind diese allen Mitarbeitern
zugänglich?
O
O
__ . __ . 201_
Hat der ambulante Pflegedienst
mindestens eine regelmäßig erscheinende
Fach(online)zeitschrift abonniert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wurde für die Literatur
eine Verteilerliste erstellt, aus der hervorgeht, welche
Person welche Literatur erhält?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Können Mitarbeiter eigene Fachliteratur als Leihgaben
mitbringen, sodass die anderen auch davon profitieren können?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird insgesamt pfleglich mit den Büchern und mit Fachzeitschriften umgegangen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Haben Mitarbeiter im Pflegedienst die Möglichkeit, eine fachliche Internetrecherche durchzuführen?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Der Pflegedienst sollte
mindestens eine Fach(online)zeitschrift abonniert haben.
Da insbesondere Pflegefachbücher
sehr schnell veralten, sollte darauf geachtet werden,
dass die Bücher nicht älter als vier Jahre sind.
Des Weiteren sollte es
nicht nur Fachbücher für die Pflege geben, sondern auch für die
Bereiche Verwaltung, Hauwirtschaft, soziale Betreuung usw.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter:
Hat der ambulante Pflegedienst ein
individuell gestaltetes Konzept zur Einarbeitung neuer
Mitarbeiter entwickelt?
O
O
__ . __ . 201_
Macht das Konzept Aussagen zu
folgenden Aspekten?
Werden die Ziele erläutert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird im Konzept auf das
Unternehmensleitbild und auf das Pflegeleitbild eingegangen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Ist das Einarbeitungskonzept jedem
leitenden Mitarbeiter des Pflegedienstes bekannt?
O
O
__ . __ . 201_
Welchen Zeitraum (Tage / Wochen)
umfasst die Einarbeitungszeit? Sind es mindestens vier
bis sechs Wochen?
O
O
__ . __ . 201_
Ist eine Pflegefachkraft als
jeweiliger Praxismentor im Konzept benannt?
O
O
__ . __ . 201_
Wird im Einarbeitungskonzept nach dem
jeweiligen Qualifizierungsgrad unterschieden?
O
O
__ . __ . 201_
Ist ein System zur Beurteilung der
Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase / Probezeit im
Konzept beschrieben?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Werden bei Schwierigkeiten mit dem
neuen Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase rechtzeitig
Gespräche geführt?
O
O
__ . __ . 201_
Wird das Konzept nachweislich
angewandt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird dem neuen Mitarbeiter der
Einarbeitungsbogen gleich am ersten Tag ausgehändigt und
ihm dessen Sinn und Zweck erläutert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird das Einarbeitungskonzept
regelmäßig überprüft und überarbeitet?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wer ist dafür verantwortlich?
Ist dieses geklärt?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Idealerweise wird dem Mitarbeiter am
ersten Arbeitstag eine Infomappe überreicht, die
wichtige Unterlagen enthält. Inhalte könnten etwa sein:
Informationsweitergabe:
Findet im ambulanten Pflegedienst
mindestens einmal monatlich eine Dienstbesprechung
statt?
O
O
__ . __ . 201_
Existieren schriftliche Regelungen
zur Informationsweitergabe im Pflegedienst?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Als gutes Hilfsmittel zur Darstellung
der Informationsströme im Pflegedienst hat sich die
Besprechungsmatrix erwiesen. In dieser Matrix werden
alle stattfindenden regelmäßigen Besprechungen
aufgelistet und übersichtlich an verschiedenen Punkten
(Schwarzes Brett) im Pflegedienst in einer großen Schriftgröße
aufgehängt. Weitere Möglichkeiten der
Informationsweitergabe sind Intranet, Rundschreiben,
Aushänge, die ggf. auch von den Mitarbeitern
abgezeichnet werden können.
Weiterhin sollten in
Prozessstandards schriftlich geregelt sein, in welchen
Intervallen Dienstbesprechungen durchgeführt werden
sollen.
[zusätzlich]: Werden im Pflegedienst
regelmäßig Besprechungen durchgeführt, an denen die
Mitarbeiter der Pflege, der Hauswirtschaft und der
Verwaltung teilnehmen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich]: Sind folgende Aspekte
Teil der Dienstbesprechung in der Pflege / Hauswirtschaft?
Informationen über den Pflegedienst,
etwa neue Projekte, Entwicklungen, Entscheidungen der
Geschäftsleitung usw.
O
O
__ . __ . 201_
Informationen über neu zu pflegende Klienten
O
O
__ . __ . 201_
wichtige Veränderungen im
Pflegeprozess bei einzelnen Klienten
O
O
__ . __ . 201_
Schwierigkeiten mit dem Klienten
bzw. seiner häuslichen Verhältnisse
O
O
__ . __ . 201_
Beschwerden von Klienten /
Angehörigen
O
O
__ . __ . 201_
Organisatorisches, z.B. Dienstplan,
Urlaub, Fortbildungen, Arbeitsaufteilung
O
O
__ . __ . 201_
neue Entwicklungen in der Pflege
(z.B. kleine Referate der Mitarbeiter zu bestimmten
Themen wie etwa Prophylaxen) oder Qualitätszirkelarbeit,
Arbeit am Pflegeprozess einzelner Patienten
O
O
__ . __ . 201_
Probleme und Konflikte zwischen den Mitarbeitern oder den einzelnen Touren
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich]: Werden zu
Dienstbesprechungen auch externe Berufsgruppen, wie etwa
Hausärzte oder Therapeuten eingeladen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Werden alle
Dienstbesprechungen protokolliert und archiviert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird
sichergestellt, dass diese Protokolle von allen
(besonders von abwesenden) Mitarbeitern gelesen werden?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Gibt es klar
strukturierte Tagesordnungspunkte?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Haben die Mitarbeiter
die Möglichkeit, auf die Inhalte der Dienstbesprechungen
Einfluss zu nehmen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Sind die Mitarbeiter
verpflichtet, an Dienstbesprechungen teilzunehmen. Ist
also die Zeit für Dienstbesprechungen Arbeitszeit?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie ist gewährleistet,
dass Ergebnisse der Besprechungen planmäßig umgesetzt
werden?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Existiert eine
Richtlinie, die die Informationsweitergabe an andere
Schnittstellen des Pflegedienstes regelt, wie z.B.
Krankenhäuser, Sanitätshäuser, Ärzte, Therapeuten,
Alten- und Pflegeheime, MDK, Krankenkassen, Amtsgericht
zu Fragen der Betreuung, Sozialamt?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
[zusätzlich:] Werden die Pflegekräfte
mit Mobiltelefonen ausgestattet?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Sind den Mitarbeitern
die einzelnen Leistungskomplexe bekannt?
O
O
__ . __ . 201_
Übergabe in der Pflege:
Zusatzinfo:
Anders als in einem Pflegeheim ist es
aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen
schwierig, eine Übergabe zu planen, bei der sich die
Mitarbeiter regelmäßig zu einer bestimmten Zeit in den
Räumen des Pflegedienstes treffen. Aufgrund der
Tourenplanung und der verschiedenen Schichten muss die
Informationsweitergabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
anders organisiert werden. Dazu bietet es sich an, ein
sog. Planungsbuch einzuführen. Im Planungsbuch haben die
Mitarbeiter die Möglichkeit, Änderungen im Arbeitsablauf
zu dokumentieren, also etwa
[zusätzlich:] Führt der ambulante
Pflegedienst ein Planungsbuch?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird darauf geachtet,
dass sich dort keine pflegerelevanten Einträge befinden,
die in die Pflegedokumentation gehören?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wer ist für die
Überprüfung verantwortlich?
O
O
__ . __ . 201_
Erste-Hilfe-Maßnahmen:
Finden Schulungen zu
Erste-Hilfe-Maßnahmen statt und werden diese dokumentiert?
Wichtig: Nach der aktuellen
Transparenzvereinbarung soll das Pflegepersonal
mindestens alle zwei Jahre geschult werden.
O
O
__ . __ . 201_
Gibt es Standards z.B. in Form von
Flussdiagrammen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen wie etwa
Verhalten nach Sturz, Durchführung einer Reanimation,
Verhalten bei Bewusstlosigkeit, Notöffnung einer
Wohnungstür?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Sind
die Notfallstandards schnell für die Mitarbeiter
zugänglich?
O
O
__ . __ . 201_
Beschwerdemanagement:
Verfügt der ambulante Pflegedienst
über ein schriftlich festgelegtes Beschwerdemanagement?
O
O
__ . __ . 201_
Werden die Beschwerden erfasst?
O
O
__ . __ . 201_
Findet eine Beschwerdebearbeitung
und -auswertung
statt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird das
Beschwerdemanagement vom Pflegedienst regelmäßig und
öffentlichkeitswirksam kommuniziert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird es den Klienten,
Angehörigen, Beschäftigten sowie allen weiteren
Kooperationspartnern (z.B. Ärzten, Therapeuten,
Fremdfirmen) leicht gemacht, sich zu beschweren
(auch anonym), etwa
durch einen Beschwerdebriefkasten oder über das
Internet?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Werden die Mitarbeiter
regelmäßig zum Beschwerdemanagement / Gesprächsführung
geschult, um mit Beschwerden adäquat umgehen zu können?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie wird
sichergestellt, dass die Ergebnisse der
Beschwerdeauswertung auch tatsächlich zur Verbesserung
der Abläufe genutzt werden im Sinne des kontinuierlichen
Verbesserungsprozesses?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Beinhaltet das Konzept
des Beschwerdemanagements folgende Aspekte?
Maßnahmen zur Beschwerdestimulation. Also: Wie bewegt der Pflegedienst alle Beteiligten dazu, ihre Unzufriedenheit mitzuteilen?
O
O
__ . __ . 201_
Verantwortlichkeiten und
Zuständigkeiten für die Prüfung und die Entscheidung des
Sachverhalts
O
O
__ . __ . 201_
Dokumentation der Beschwerden
O
O
__ . __ . 201_
geregelte und zumutbare
Bearbeitungszeiten der Beschwerden
O
O
__ . __ . 201_
geregelte Kommunikation mit dem
Beschwerdeführer über den Stand der Dinge
O
O
__ . __ . 201_
Festlegung von Leitlinien zur
Entscheidungskompetenz bei Wiedergutmachung. (So dürfen
beispielsweise die Mitarbeiter bis zu einem Schaden von
bis zu 20 € selbstständig ohne Rücksprache über eine
entsprechende Kompensation entscheiden. Darüber hinaus
gehende Entschädigungen werden etwa vom Geschäftsführer
bestimmt.)
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Manche MDK-Gutachter wollen
beim Punkt Beschwerdemanagement vom ambulanten Pflegedienst vorliegende
Beschwerden sehen. Tatsächlich kann der Pflegedienst dies verweigern und
auf die anonyme Beschwerdestatistik hinweisen. Aus Gründen des Datenschutzes müssen keine konkreten eingereichten Beschwerden
vorgelegt werden.
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