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Checkliste: Umgang mit Handzeichen

Bei einer MDK-Prüfung wird die Handzeichenliste bevorzugt unter die Lupe genommen, da sich hier gravierende Fehler oftmals schon auf den ersten Blick finden. Kurioserweise ist sogar eine führende Krankenkasse mit der Thematik überfordert. Deren Musterdokument weist gleich mehrere fatale Schwachpunkte auf.

Checkliste: Umgang mit Handzeichen

Kriterium:

erfüllt:

Anmerkung:

nein

Planung und Organisation:

Ist die Handzeichenliste dort verfügbar, wo auch die Leistungen in die Pflegedokumentation eingetragen werden? (Hinweis: Die Handzeichenliste sollte bei stationären Einrichtungen im Wohnbereich verfügbar sein. Bei ambulanten Pflegediensten sollte die Liste in der Pflegedokumentationsmappe des Patienten zu finden sein. Hierbei muss es sich nicht um das Original handeln. Eine Kopie ist ausreichend.)

Ist das Original an einer geeigneten Stelle hinterlegt? (Hinweis: Häufig wird das Originaldokument in der Personalabteilung bzw. in der Verwaltung hinterlegt. Die Wohnbereiche nutzen dann eine Fotokopie, die aber bei jedem Mitarbeiterwechsel aktualisiert und ausgetauscht werden muss. Alternativ wird das Original im Wohnbereich gelagert. Der Mitarbeiter sollte dann zusätzlich in der Personalakte sein Handzeichen hinterlegen. In beiden Varianten müssen die Mitarbeiter über den richtigen Umgang mit Handzeichen instruiert werden, sei es als Standard oder als Dienstanweisung.)

Werden auch die Eintritts- und die Austrittsdaten aller Pflegekräfte auf der Liste festgehalten? (Hinweis: Viele Textvorschläge für eine Handzeichenliste haben lediglich drei Spalten: Name, Qualifikation und das Kürzel. So zu finden auch in der Musterdokumentation, die eine große deutsche Krankenkasse zum Download bereitstellt. Eine solche Liste ist jedoch unvollständig, da aus ihr nicht hervorgeht, ob der Mitarbeiter überhaupt noch in der Einrichtung arbeitet. Daher müssen Extraspalten für das Ein- und für das Austrittsdatum vorhanden sein. Viele PDL behelfen sich stattdessen damit, ausgeschiedene Mitarbeiter mit einem Marker oder mit einem Buntstift entsprechend zu markieren. Angesichts der hohen Fluktuation in manchen Betrieben ist das Chaos da vorprogrammiert. Und natürlich dürfen die Zeilen von ausgeschiedenen Mitarbeitern auch nicht einfach mit einem Kugelschreiber durchgestrichen werden.)

Werden die alten Handzeichenlisten für eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt? (Hinweis: Irgendwann wird eine alte Handzeichenliste so unübersichtlich, dass sie neu angelegt werden muss. Diese Arbeit ist naturgemäß sehr zeitaufwendig. Die alte Handzeichenliste darf danach aber nicht entsorgt werden, sondern muss - wie viele andere Dokumente - für mindestens zehn Jahre archiviert werden. Es ist zudem sinnvoll, jede Version der Handzeichenliste mit einer laufenden Nummer und dem Datum der Archivierung zu versehen.)

Wird die Handzeichenliste bei Neueinstellungen auf den aktuellen Stand gebracht? (Hinweis: Jeder Mitarbeiter, der länger als eine Woche für das Pflegeteam tätig ist, muss in der Handzeichenliste zu finden sein.)

Werden Handzeichenlisten auch bei Nutzung einer EDV-Pflegedokumentation geführt? (Auf den ersten Blick ist dieses unnötig. Jede Pflegekraft muss sich beim Log-in in das System per Benutzername und Kennwort legitimieren. In der Folge werden alle Eintragungen dieser Person automatisch zugeordnet. Häufig jedoch gibt es parallel zur EDV-Dokumentation weitere Listen, die direkt am Pflegebett und somit per Hand geführt werden. Etwa ein Einfuhr/Ausfuhrprotokoll oder das Bewegungsprotokoll. In diesen Fällen muss eine Handzeichenliste angelegt werden.)

Entsprechen die Kürzel auf der Handzeichenliste optisch den Eintragungen in der Pflegedokumentation? (Hinweis: Oftmals geben sich Mitarbeiter beim Eintragen in die Handzeichenliste große Mühe. Da die Liste sehr wichtig ist, nutzen die Pflegekräfte hier eine besonders saubere Schreibschrift. In der späteren Pflegepraxis führt der Zeitdruck dazu, dass nun die Handzeichen eher "gekritzelt" werden. Oftmals unterscheiden sich beide Versionen optisch so weit voneinander, dass sie sich nicht mehr zuordnen lassen. Fatal wäre dieses etwa bei einem Haftungsprozess, bei dem die Gegenseite die Authentizität der Eintragungen anzweifelt.)

Besteht jedes Kürzel aus mindestens zwei Buchstaben? (Hinweis: Schon aus praktischen Überlegungen sollte auf ein "M" für Müller oder ein "S" für Schmidt verzichtet werden. Bei großen Pflegeteams gibt es sonst zahlreiche Überschneidungen und in der Folge das Problem, dass es dann sowohl Kürzel mit einem wie mit zwei Buchstaben gibt. Daher sollte jedes Handzeichen mindestens zwei oder besser drei Buchstaben lang sein. Dadurch werden zudem auch bewusste Fälschungen erschwert.)

Handzeichenliste

Nr.

Datum

Name

Vorname

Qualifikation

Handzeichen

Unterschrift

Eintritt

Austritt

__ . __ . 20__