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Auditcheckliste Teil 4 "Qualitätsmanagement II" (Version 4 / Ed. 2014 / stationär)
Wissen ist Macht. Aber schon Michael Gorbatschow wusste, dass Geheimniskrämerei auf Dauer kein Erfolgsrezept ist. 30 Jahre später hat sich der MDK ebenfalls "Glasnost und Perestroika" auf die Fahnen geschrieben. Er verlangt von Pflegeteams eine transparente Informationspolitik - und ist mit Teambesprechungen und Sitzungsprotokollen längst nicht mehr zufrieden.
Auditcheckliste Teil 4 "Qualitätsmanagement II" (Version 4 / Ed. 2014 / stationär)
Frage
erfüllt
Verantwortlich für die Beseitigung des Problems
Mangel wird
abgestellt spätestens bis zum:
Anmerkung
ja
nein
Fort- und Weiterbildung:
Hält die Einrichtung bedarfsgerechte
und prospektive Fortbildungspläne für die Bereiche
Pflege, soziale Betreuung, hauswirtschaftliche
Versorgung und ggf. Schwerpunktpflege bereit?
O
O
__ . __ . 201_
Werden alle Mitarbeiter der Pflege,
der hauswirtschaftlichen Versorgung und der sozialen
Betreuung in die Fortbildungen miteinbezogen?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo: Interne Fortbildungen
werden mit Teilnehmerlisten nachgewiesen, auf denen das
Thema der Fortbildung, das Datum und die Unterschriften
der teilnehmenden Mitarbeiter vermerkt sind. Bei
externen Fortbildungen geschieht der Nachweis durch
Teilnahmebescheinigungen, die vom jeweiligen Dozenten
ausgestellt werden.
[zusätzlich:] Existiert ein
schriftliches Fort- und Weiterbildungskonzept mit
folgenden Aspekten:
Grundsätze und Ziele der Fort- und
Weiterbildung
O
O
__ . __ . 201_
Existiert ein schriftliches Verfahren
für die Erstellung der jeweiligen Fortbildungspläne?
O
O
__ . __ . 201_
Wie wird die bedarfsgerechte
Fortbildung für das kommende Jahr ermittelt (z.B. durch
die Auswertung der Pflegevisiten, Befragung der
Mitarbeiter, Auswertung der Qualitätszirkel,
Soll-Ist-Abgleich der Qualifikationen der Mitarbeiter,
Aufstellung der benötigten Qualifikationen, Durchführung von Förder- und Entwicklungsgesprächen usw.)?
O
O
__ . __ . 201_
Wer ist verantwortlich für das Fort-
und Weiterbildungskonzept sowie für die prospektiven
Fortbildungspläne? Fortbildungspläne
sollten am Jahresende für das kommende Jahr im Voraus geplant werden.
Vorteil: Die Mitarbeiter können mitbestimmen und haben
Planungssicherheit.
O
O
__ . __ . 201_
Wie erfolgt die Finanzierung, und wer
ist dafür verantwortlich?
O
O
__ . __ . 201_
Wie werden die Mitarbeiter in die
Planung einbezogen?
O
O
__ . __ . 201_
Wie wird sichergestellt, dass die
Inhalte der Fort- und Weiterbildungen in die Praxis
umgesetzt werden, und wer kontrolliert das?
O
O
__ . __ . 201_
Wie werden die Schulungsanbieter auf
ihre Qualität und Eignung geprüft? Kriterien könnten
sein: Qualifikation des Dozenten, Gruppenarbeit statt
Frontunterricht, Lernformen, die es ermöglichen, das
Erlernte leichter in die Praxis umzusetzen usw.
O
O
__ . __ . 201_
Findet eine Auswertung der
durchgeführten Fort- und Weiterbildungen statt, um in
Zukunft die Anbieter gezielter aussuchen zu können?
O
O
__ . __ . 201_
Werden eigene Mitarbeiter zu
hausinternen Dozenten weiterqualifiziert, etwa zum Thema
Wundversorgung? Sie können später als Multiplikatoren
eingesetzt werden.
O
O
__ . __ . 201_
Werden
besonders die Pflegekräfte im Umgang mit den MDK-Gutachtern geschult,
um in der Prüfungssituation souverän mit ihnen umgehen zu können?
Anmerkung:
In den neuen PTVS (ab 2014) wird eine neue Nachweisebene eingeführt.
Wenn Zweifel bei den Gutachtern bestehen, ob ein Kriterium voll erfüllt
ist, so holen sie in Zukunft ergänzende Informationen bei den
zuständigen Pflegefachkräften ein. Das heißt, die Pflegekräfte müssen
möglichst versiert und überzeugend ihre Sicht der Dinge darstellen
können, und zwar sowohl fachlich als auch kommunikativ.
O
O
__ . __ . 201_
Werden die alten, nicht mehr gültigen, Fort- und Weiterbildungspläne archiviert?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Bei den
Fort- und Weiterbildungen gilt es zu trennen zwischen den
Pflichtschulungen, die gesetzlich oder von Behörden vorgeschrieben sind,
und den freiwilligen Angeboten.
[zusätzlich:] Werden Schüler und
Praktikanten ausschließlich unter Aufsicht einer
Pflegefachkraft beschäftigt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Finden die Fort- und
Weiterbildungen innerhalb der Arbeitszeit statt?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Es ist für beide Parteien sinnvoll, sich zu einigen und ggf.
zentrale
Weiterbildungen
in die Arbeitszeit zu legen. Eine
Kostenbeteiligung der Pflegekraft sollte nur dann in Betracht kommen, wenn die Fort-
und Weiterbildungen die Karrierechancen erhöhen.
[zusätzlich:] Existiert ein
Personalentwicklungskonzept?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie häufig wird dieses
überarbeitet?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Gerade in Zeiten des Pflegefachkräftemangels sollte eine
Pflegeeinrichtung mit gezielten Maßnahmen alles daran setzen, auch in
Zukunft qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu haben. Deshalb ist
es für das Unternehmen wichtig, sich mit folgenden Aspekten im
Personalentwicklungskonzept auseinanderzusetzen:
Zugang zu Fachbüchern und
-zeitschriften und Internet:
Haben die Mitarbeiter Zugang zu
aktuellen Fachbüchern und zu Fach(online)zeitschriften oder zu anderen
Medien wie etwa DVDs zu Schulungszwecken?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wurde für die Literatur
eine Verteilerliste erstellt, aus der hervorgeht, welche
Person welche Literatur erhält?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:]
Können Mitarbeiter eigene Fachliteratur als Leihgaben mitbringen, sodass die anderen auch davon profitieren können?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird insgesamt pfleglich mit den Büchern und mit den Fachzeitschriften umgegangen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Haben Mitarbeiter in der Einrichtung die Möglichkeit, eine fachliche Internetrecherche durchzuführen?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo: Die Einrichtung sollte
mindestens eine Fach(online)zeitschrift abonniert haben.
Und für den Bereich der Pflege sollten neben
Pflegefachbüchern auch Fachbücher zur sozialen Betreuung
vorgehalten werden. Da insbesondere Pflegefachbücher
sehr schnell veralten, sollte darauf geachtet werden,
dass die Bücher nicht älter als vier Jahre sind.
Des Weiteren sollte es
nicht nur Fachbücher für die Pflege geben, sondern auch für die
Bereiche Verwaltung, Hauwirtschaft, soziale Betreuung usw.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter:
Hat die Einrichtung ein individuell
gestaltetes Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
entwickelt?
O
O
__ . __ . 201_
Macht das Konzept Aussagen zu
folgenden Aspekten?
Werden die Ziele erläutert?
O
O
__ . __ . 201_
Wird im Konzept auf das
Unternehmensleitbild, Pflege- bzw. Haushaltsleitbild
eingegangen?
O
O
__ . __ . 201_
Ist das Einarbeitungskonzept jedem
leitenden Mitarbeiter der Einrichtung bekannt?
O
O
__ . __ . 201_
Welchen Zeitraum (Tage / Wochen)
umfasst die Einarbeitungszeit?
Sind es mindestens vier
bis sechs Wochen?
O
O
__ . __ . 201_
Sind eine Pflegefachkraft oder
Fachkräfte anderer Bereiche als jeweiliger
Ansprechpartner / Praxismentor im Konzept benannt?
O
O
__ . __ . 201_
Wird im Einarbeitungskonzept nach dem
jeweiligen Qualifizierungsgrad unterschieden?
O
O
__ . __ . 201_
Ist ein System zur Beurteilung der
Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase / Probezeit im
Konzept beschrieben?
O
O
__ . __ . 201_
Werden bei Schwierigkeiten mit dem
neuen Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase rechtzeitig
Gespräche geführt?
O
O
__ . __ . 201_
Wird das Konzept nachweislich
angewandt?
O
O
__ . __ . 201_
Wird dem neuen Mitarbeiter der
Einarbeitungsbogen gleich am ersten Tag ausgehändigt und
ihm dessen Sinn und Zweck erläutert?
O
O
__ . __ . 201_
Liegt für jeden Funktionsbereich,
also etwa für die Hauswirtschaft, ein eigener
Einarbeitungsbogen bereit?
O
O
__ . __ . 201_
Wird das Einarbeitungskonzept
regelmäßig überprüft und überarbeitet?
O
O
__ . __ . 201_
Wer ist dafür verantwortlich? Ist dieses definiert?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Idealerweise wird dem Mitarbeiter am
ersten Arbeitstag eine Infomappe überreicht, die
wichtige Unterlagen enthält. Inhalte könnten etwa sein:
Informationsweitergabe:
Finden in der Einrichtung
Übergabegespräche statt?
O
O
__ . __ . 201_
Finden in der Einrichtung
regelmäßige Dienstbesprechungen in den Bereichen der
Pflege, der Hauswirtschaft und der sozialen Betreuung
statt?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo: Regelmäßig bedeutet ein
festgelegtes Intervall. Das kann monatlich aber auch
z.B. quartalsweise sein.
Werden bereichsübergreifende
Dienstbesprechungen durchgeführt?
O
O
__ . __ . 201_
Werden zu Dienstbesprechungen auch
externe Berufsgruppen, wie etwa Hausärzte oder
Therapeuten eingeladen?
O
O
__ . __ . 201_
Existieren schriftliche Regelungen
zur Informationsweitergabe im Haus?
O
O
__ . __ . 201_
Zusatzinfo:
Als gutes Hilfsmittel zur Darstellung
der Informationsströme im Haus hat sich die
Besprechungsmatrix erwiesen. In dieser Matrix werden
alle im Haus stattfindenden regelmäßigen Besprechungen
aufgelistet und übersichtlich an verschiedenen Punkten
(Schwarze Bretter) im Haus in einer großen Schriftgröße
aufgehängt. Weitere Möglichkeiten der
Informationsweitergabe sind Intranet, Rundschreiben,
Aushänge, die ggf. auch von den Mitarbeitern
abgezeichnet werden können.
Weiterhin sollten in
Prozessstandards schriftlich geregelt sein, in welchen
Intervallen Dienstbesprechungen durchgeführt werden
sollen.
[zusätzlich:] Finden regelmäßige
Dienstbesprechungen auch im Bereich der Verwaltung
statt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Werden alle
Dienstbesprechungen protokolliert und archiviert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie wird
sichergestellt, dass diese Protokolle von allen
(besonders von abwesenden) Mitarbeitern gelesen werden?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Gibt es klar
strukturierte Tagesordnungspunkte?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Haben die Mitarbeiter
die Möglichkeit, auf die Inhalte der Dienstbesprechungen
Einfluss zu nehmen?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Sind die Mitarbeiter
verpflichtet, an Dienstbesprechungen teilzunehmen? Ist
also die Zeit für Dienstbesprechungen Arbeitszeit?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie ist gewährleistet,
dass Ergebnisse der Besprechungen planmäßig umgesetzt
werden?
O
O
__ . __ . 201_
Besprechungen in der Pflege:
Gibt es schriftlich festgelegte
Übergabezeiten, die auch im Dienstplan vermerkt sind?
O
O
__ . __ . 201_
Sind folgende Aspekte Teil der
Übergabe?
aktuelle Verfassung des Bewohners
O
O
__ . __ . 201_
Veränderungen im Pflegeprozess, also
in den Pflegemaßnahmen
O
O
__ . __ . 201_
neue ärztliche Verordnungen
O
O
__ . __ . 201_
Termine des Bewohners
O
O
__ . __ . 201_
Hinweis an die Pflegekräfte, sofern
möglich, regelmäßige Gespräche mit den Angehörigen zu
führen
O
O
__ . __ . 201_
Finden Dienstbesprechungen in der
Pflege regelmäßig statt?
O
O
__ . __ . 201_
Werden folgende Themen angesprochen?
Organisatorisches, den Pflegebereich
betreffend (Dienstplan, Urlaub, Fortbildungen,
Arbeitsaufteilung usw.)
O
O
__ . __ . 201_
neue Entwicklungen in der Pflege
(z.B. kleine Referate der Mitarbeiter zu bestimmten
Themen wie etwa Prophylaxen)
O
O
__ . __ . 201_
Probleme und Konflikte zwischen den Mitarbeitern oder den einzelnen Bereichen
O
O
__ . __ . 201_
Erste-Hilfe-Maßnahmen:
Finden Schulungen zu
Erste-Hilfe-Maßnahmen statt und
wird dies dokumentiert etwa durch
Teilnahmebescheinigungen?
Wichtig: Nach der aktuellen
Transparenzvereinbarung soll das Pflegepersonal
mindestens alle zwei Jahre geschult werden.
O
O
__ . __ . 201_
Gibt es Standards z.B. in Form von
Flussdiagrammen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen wie etwa
Verhalten nach Sturz, Durchführung einer Reanimation,
Verhalten bei Bewusstlosigkeit?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Sind
die Notfallstandards schnell für die Mitarbeiter
zugänglich?
O
O
__ . __ . 201_
Beschwerdemanagement:
Verfügt die Einrichtung über ein
schriftlich festgelegtes Beschwerdemanagement?
O
O
__ . __ . 201_
Werden die Beschwerden erfasst?
O
O
__ . __ . 201_
Findet eine Beschwerdeauswertung
statt?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird das
Beschwerdemanagement vom Haus aus regelmäßig und
öffentlichkeitswirksam kommuniziert?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wird es den Bewohnern,
Angehörigen, Mitarbeitern sowie allen weiteren
Kooperationspartnern (z.B. Ärzten, Therapeuten,
Fremdfirmen) leicht gemacht, sich zu beschweren, etwa
durch eine anonyme Abgabe der Beschwerde?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Werden die Mitarbeiter
in Gesprächsführung geschult, um mit Beschwerden adäquat
umgehen zu können?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Wie wird
sichergestellt, dass die Ergebnisse der
Beschwerdeauswertung auch tatsächlich zur Verbesserung
der Abläufe genutzt werden im Sinne des kontinuierlichen
Verbesserungsprozesses?
O
O
__ . __ . 201_
[zusätzlich:] Beinhaltet das Konzept
des Beschwerdemanagements folgende Aspekte?
Maßnahmen zur Beschwerdestimulation. Also: Wie bewegt die Einrichtung alle Beteiligten dazu, ihre Unzufriedenheit mitzuteilen?
O
O
__ . __ . 201_
Verantwortlichkeiten und
Zuständigkeiten für die Prüfung und Entscheidung des
Sachverhalts
O
O
__ . __ . 201_
Dokumentation der Beschwerden
O
O
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geregelte und zumutbare
Bearbeitungszeiten der Beschwerden
O
O
__ . __ . 201_
geregelte Kommunikation mit dem
Beschwerdeführer über den Stand der Dinge
O
O
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Festlegung von Leitlinien zur
Entscheidungskompetenz bei Wiedergutmachung. (So dürfen
beispielsweise die Wohnbereichsleitungen bis zu einem
Schaden von bis zu 20 € selbstständig ohne Rücksprache
über eine entsprechende Kompensation entscheiden.
Darüber hinaus gehende Entschädigungen werden vom
Geschäftsführer bestimmt oder ähnliche Regelungen.)
O
O
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Zusatzinfo:
Manche MDK-Gutachter wollen beim Punkt
Beschwerdemanagement von der Einrichtung vorliegende
Beschwerden sehen. Tatsächlich kann die Einrichtung dies verweigern und
auf die anonyme Beschwerdestatistik hinweisen. Aus Gründen des
Datenschutzes müssen keine konkreten eingereichten Beschwerden
vorgelegt werden.
Zusammenarbeit mit
der Apotheke:
Wurde mit der
beliefernden Apotheke ein Vertrag nach § 12a
Apothekengesetz (Heimversorgungsvertrag) abgeschlossen?
O
O
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