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Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen
Landen bei Ihnen vertrauliche Dokumente schon mal im Altpapier? Sorgen abweichende Versionen eines Dokuments im Pflegeteam für Verwirrung? Endet bisweilen eine alte Pflegedokumentation noch vor Ablauf der gesetzlichen Lagerungsfrist im Reißwolf? Wenn Sie diese drei Fragen mit "nein" beantworten konnten, dürfen Sie diesen Artikel getrost ignorieren. Allen anderen erklären wir in fünf Minuten die Grundzüge der Dokumentenlenkung.
Wer kennt das nicht, dass im
eigenen Arbeitsbereich von einem wichtigen Dokument gleich zwei
oder noch mehr Versionen im Umlauf sind? Es ist mitunter sehr
zeitaufwändig und mühsam, das Dokument aus dem Verkehr zu
ziehen, etwa wenn es zur Pflegedokumentation gehört.
Diesem Ärger können Sie
schon bei der Einführung neuer Dokumente aus dem Wege gehen. Sie
sollten eine Aufstellung führen und festlegen, wo welche
veralteten Dokumente aus dem Verkehr gezogen werden müssen. Auch
ist es den Mitarbeitern nicht immer klar, wie welche Dokumente
oder Aufzeichnungen aufzubewahren oder ggf. zu vernichten sind.
Mit einer Dokumenten- und
Aufzeichnungsmatrix lässt sich übersichtlich darstellen, welche
Dokumente wo zu finden sind, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt
werden müssen, wie sie ggf. vernichtet werden müssen usw.
Generell sollten Sie sich
fragen:
Erstellungsdatum
Bearbeiter
Freigabedatum /
Unterschrift
Version
Seitenanzahl
20.05.11
M. Müller
27.05.11
1 oder etwa Entwurf
1 von 3
So können eine
Dokumentenmatrix und eine Aufzeichnungsmatrix aussehen:
Dokumentenmatrix:
Dok.-Nr.
Dokument /
Bezeichnung
Prüfung / Freigabe
Verteiler
Aufbewahrungsort
Aufbewahrungsdauer
Vernichtung
1
QM-Handbuch
HL / GF
QMB
HL-Büro
unbegrenzt
Empfänger
2
Pflegedokumentationssystem (Muster)
PDL
PDL
PDL-Büro
bis Änderung
keine Besonderheiten
3
Arbeitsvertragsmuster
HL / GF
HL / GF
HL- /GF-Büro
bis Änderung
Reißwolf
4
Schweigepflichterklärung
HL / GF
HL / GF
HL- /GF-Büro
bis Änderung
Reißwolf
5
Protokoll
Dienstbesprechung
PDL
PDL
PDL-Büro
bis Änderung
Reißwolf
6
Heimvertrag /
Pflegevertrag
HL / GF
HL / GF
HL- /GF-Büro
bis Änderung
Reißwolf
Aufzeichnungsmatrix:
Dok.-Nr.
Bezeichnung
Verantwortlicher
Aufbewahrungsort
Aufbewahrungsdauer
Vernichtung
2
Pflegedokumentation
PDL
Archiv
30 Jahre
Reißwolf
3
Arbeitsverträge
HL / GF
Archiv
3 Jahre
Reißwolf
4
Schweigepflichterklärung
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