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Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen

Landen bei Ihnen vertrauliche Dokumente schon mal im Altpapier? Sorgen abweichende Versionen eines Dokuments im Pflegeteam für Verwirrung? Endet bisweilen eine alte Pflegedokumentation noch vor Ablauf der gesetzlichen Lagerungsfrist im Reißwolf? Wenn Sie diese drei Fragen mit "nein" beantworten konnten, dürfen Sie diesen Artikel getrost ignorieren. Allen anderen erklären wir in fünf Minuten die Grundzüge der Dokumentenlenkung.

Wer kennt das nicht, dass im eigenen Arbeitsbereich von einem wichtigen Dokument gleich zwei oder noch mehr Versionen im Umlauf sind? Es ist mitunter sehr zeitaufwändig und mühsam, das Dokument aus dem Verkehr zu ziehen, etwa wenn es zur Pflegedokumentation gehört. Diesem Ärger können Sie schon bei der Einführung neuer Dokumente aus dem Wege gehen. Sie sollten eine Aufstellung führen und festlegen, wo welche veralteten Dokumente aus dem Verkehr gezogen werden müssen. Auch ist es den Mitarbeitern nicht immer klar, wie welche Dokumente oder Aufzeichnungen aufzubewahren oder ggf. zu vernichten sind. Mit einer Dokumenten- und Aufzeichnungsmatrix lässt sich übersichtlich darstellen, welche Dokumente wo zu finden sind, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, wie sie ggf. vernichtet werden müssen usw. Generell sollten Sie sich fragen:

  • Sind alle gesetzlich geforderten Formulare vorhanden in der Einrichtung?
  • Sind alle Formulare übersichtlich, verständlich und eindeutig?
  • Sind alle Formulare erfasst und gekennzeichnet?
  • Sind alle Mitarbeiter informiert über die Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen?
  • Gibt es eindeutige Vorgaben zur Handhabung der Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente und Aufzeichnungen (Stichwort: Datenschutz)?
Was ist ein Dokument und was ist eine Aufzeichnung? D er Unterschied ist recht schnell erklärt: Ein Dokument ist eine Vorlage, etwa ein frisch ausgedrucktes, leeres Formular für eine Dienstbesprechung. Eine Aufzeichnung wird daraus, wenn die Protokollvorlage von den Mitarbeitern ausgefüllt wurde. Damit erklärt sich auch, dass eine Vorlage (etwa ein einfacher Protokollvordruck) ganz normal in der Papiertonne verschwinden kann, aber eine Aufzeichnung ein paar Jahre aufbewahrt werden muss und bei der Vernichtung in den Reißwolf gehört. Vorgehen Jeder Funktionsbereich sollte eine Bestandsaufnahme machen, die alle derzeit genutzten Dokumente auflistet. Dabei fällt häufig schon auf, wenn unterschiedliche Varianten eines Dokuments parallel verwendet werden. Der Qualitätsbeauftragte hat nun die Aufgabe, alle gesammelten Dokumente in Absprache mit dem jeweiligen Verantwortlichen auf Richtigkeit und Aktualität hin zu überprüfen. Jedes Dokument sollte eine eindeutige Bezeichnung und Nummer haben. Deshalb ist es sinnvoll, auf jedem Dokument eine Fußzeile einzurichten, etwa so:

Erstellungsdatum

Bearbeiter

Freigabedatum / Unterschrift

Version

Seitenanzahl


20.05.11

M. Müller

27.05.11

1 oder etwa Entwurf

1 von 3 So können eine Dokumentenmatrix und eine Aufzeichnungsmatrix aussehen: Dokumentenmatrix:  


Dok.-Nr.

Dokument / Bezeichnung

Prüfung / Freigabe

Verteiler

Aufbewahrungsort

Aufbewahrungsdauer

Vernichtung


1

QM-Handbuch

HL / GF

QMB

HL-Büro

unbegrenzt

Empfänger


2

Pflegedokumentationssystem (Muster)

PDL

PDL

PDL-Büro

bis Änderung

keine Besonderheiten


3

Arbeitsvertragsmuster

 HL / GF

HL / GF

HL- /GF-Büro

bis Änderung

Reißwolf


4

Schweigepflichterklärung

HL / GF

HL / GF

HL- /GF-Büro

bis Änderung

Reißwolf


5

Protokoll Dienstbesprechung

 PDL

PDL

PDL-Büro

bis Änderung

Reißwolf


6

Heimvertrag / Pflegevertrag

HL / GF

HL / GF

HL- /GF-Büro

bis Änderung

Reißwolf Aufzeichnungsmatrix:


Dok.-Nr.

Bezeichnung

Verantwortlicher

Aufbewahrungsort

Aufbewahrungsdauer

Vernichtung


2

Pflegedokumentation

PDL

Archiv

30 Jahre

Reißwolf


3

Arbeitsverträge

HL / GF

Archiv

3 Jahre

Reißwolf


4

Schweigepflichterklärung