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Schritt für
Schritt: Aufbau eines QM-Handbuches
Ein besonders tiefer Blick in das Qualitätsmanagementhandbuch gehört für die Kontrolleure des MDK und der Heimaufsicht zum kleinen "Prüf-Einmaleins" - zumindest dann, wenn Sie ihre Mängellisten schnell füllen wollen. Wir erklären Ihnen, wie Sie mit einem vertretbaren Aufwand ein ganz ordentliches QM-Handbuch erstellen.
Ein Qualitätsmanagementhandbuch enthält eine
komprimierte Darstellung der betrieblichen Abläufe der gesamten
Einrichtung. Darunter fallen die Beschreibungen der einzelnen
Arbeitsabläufe, die jeweiligen Zuständigkeiten, die
Dokumentation sowie die regelmäßige Überprüfung des
Qualitätsmanagements.
Die Inhalte
des Qualitätsmanagementhandbuchs sollen auf die Bedürfnisse der
Pflegeeinrichtung und seiner Kunden abgestimmt werden. Es geht
darum, dass der Leser des Qualitätsmanagementhandbuches auf
einen Blick (z.B. im Inhaltsverzeichnis) erkennen kann, welche
für ihn relevanten Bereiche schriftlich beschrieben worden sind.
So ist etwa für einen potentiellen Kunden
(oft sind es ja die Angehörigen) wichtig zu erfahren, welche
pflegerische Leistung sie für ihr Geld bekommen und welchen
Eindruck man von der Einrichtung generell gewinnt
(Freundlichkeit des Personals, Sauberkeit, baulich-technische
Ausstattung usw.).
Dem MDK, der bekanntlich auch ein eifriger Leser des
Qualitätsmanagementhandbuches ist, sind andere Dinge wichtig,
wie z.B. die personelle und sachliche Ausstattung, die Qualität
der pflegerischen Leistungen, die Pflegedokumentation, die
regelmäßige Selbstüberprüfung der Pflegeeinrichtung
(Pflegevisite, interne Audits).
Für das Gesundheitsamt ist es etwa
wichtig, ob die Vorschriften der Hygiene in der Küche und im
Pflegebereich eingehalten werden etc.
Um allen diesen Lesern gerecht zu werden, bedarf es vieler
einzelner Komponenten in einem Qualitätsmanagementhandbuch.
Praxistipp:
Folgende Punkte
können im Qualitätsmanagementhandbuch aufgeführt werden:
Erklärung:
Verantwortung der obersten Leitung
Qualitätspolitik
Einige Sätze zur
grundlegenden Philosophie des Hauses
Leistungsangebot der
Einrichtung
Darstellung der
verschiedenen Dienstleistungen
Serviceleistungen
Welche
Zusatzleistungen bietet das Haus an?
Organigramm
grafische
Darstellung der Hierarchie der Einrichtung
Pflege
und Betreuung
Pflegekonzept
Beschreibt etwa das
verwendete Pflegeleitbild, Pflegemodell, Pflegesystem,
Aufbau- und Ablauforganisation
Pflegedokumentation
Wer muss wie und
wann die Pflegedokumentation führen?
Pflegeplanung
Wer muss wie und
wann die Pflegeplanung erstellen und führen?
Pflegevisiten
Wer muss wie, wann
und wie häufig Pflegevisiten durchführen?
Pflegestandards
Erstellung von
Pflegestandards zu den wichtigsten, also
risikobehafteten direkten Pflegeleistungen.
Heimeinzug
Wer ist für den
Heimeinzug verantwortlich?
Freiheitsentziehende
Maßnahmen
Wann werden
freiheitsentziehende Maßnahmen durchgeführt?
Medikamente
Wer darf wie mit
Medikamenten umgehen?
Bewohnereigentum
Wie kann die
Einrichtung ohne Probleme Eigentum des Bewohners z.B.
nach dessen Versterben wieder zuordnen?
Hygiene
Was muss wann und
wie desinfiziert und saubergemacht werden?
Übergaben in der
Pflege
Wann und was muss in
den Übergaben zur Sprache kommen?
Notfallsituationen
Wie verhalte ich
mich etwa bei einem Oberschenkelhalsbruch eines
Bewohners?
Verwaltung
Buchhaltung
Wer ist wann in
welchen Zeiträumen für die anfallenden Aufgaben
verantwortlich?
Personalverwaltung
Wer ist wann in
welchen Zeiträumen für die anfallenden Aufgaben
verantwortlich?
Hauswirtschaft
Lebensmittelhygieneverordnung
Personalhygiene,
Raum- und Gerätehygiene, Lager- und Kühlvorschriften,
Wareneingangsprüfung, Abfallentsorgung, Regelung bei
Fremdvergabe usw.
Reinigung
Reinigungs- und
Hygieneplan, Reinigungsabläufe, Regelung bei
Fremdvergabe usw.
Wäscheversorgung
Wäschereinigung,
Wäscheverteilung, Wäschepflege, Regelung bei
Fremdvergabe usw.
Haustechnik
Kontrolle der
Pflegebetten
Wie häufig und durch
wen dürfen die Pflegebetten kontrolliert werden?
Personalwesen
Einarbeitungskonzept
Erleichtert z. B.
neuen Mitarbeitern den Einstieg. Regelt, wer die
Einarbeitung wie lange vornimmt.
Fort- und
Weiterbildungsmöglichkeiten
Prospektiver Fort-
und Weiterungsbildungsplan, der am Ende des Jahres für
das komplette nächste Jahr für alle Bereiche erstellt sein sollte
Stellenbeschreibungen
Wer hat welche
Aufgabe in welcher Position?
Kommunikationsstruktur
Wo, wann, wie häufig
und mit welchen Mitarbeitern finden Besprechungen in der
gesamten Einrichtung statt?
Dienstanweisungen
etwa:
Arbeitszeitregelungen, Annahme von Geschenken usw.
Qualitätsmanagement
Maßnahmen zur
internen Qualitätssicherung
Durchführung von
Qualitätszirkeln, Vorschlagswesen etc.
Maßnahmen zur
externen Qualitätssicherung
Teilnahme an
einrichtungsübergreifenden Qualitätsmanagementrunden in
der Region
Internes Audit
Durchführung von
regelmäßigen Selbstbewertungen
Qualitätsbeauftragter
Welche Aufgaben hat
der Qualitätsbeauftragte und wie viel Arbeitszeit wird
ihm dafür eingeräumt?
Betriebliches
Vorschlagswesen
Wie ist das
betriebliche Vorschlagswesen aufgebaut, mit welchen
Prämien wird ggf. gearbeitet?
Beschwerdemanagement
Regelmäßiges
sammeln, erfassen und auswerten von Beschwerden
Sozialer
Dienst
Angehörigentreffen
Wann und wie häufig
finden Gruppentreffen statt?
Beratung von
Bewohnern und Angehörigen
Wer ist
verantwortlich für die Durchführung der Einzelberatung
von Bewohnern und Angehörigen?
Betreuungsangebote
Feierlichkeiten,
Betreuung von Demenzkranken, Einzel- und
Gruppenbetreuung
Aufbau des Qualitätsmanagementhandbuchs:
In der Praxis hat es sich bewährt, das
umfangreiche Qualitätsmanagementhandbuch in verschiedene Ordner
aufzuteilen.
Wir schlagen folgenden Aufbau vor:
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