Bei der Archivierung von Unterlagen haben Pflegeheime und Pflegedienste die Wahl: Sie können alle Dokumente bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag aufheben oder regelmäßig den Reißwolf füttern. Dieses dann aber auf die Gefahr, dass bei einem eventuellen Haftungsprozess wichtige Unterlagen fehlen. Wir haben die wichtigsten Rechtsnormen für Sie zusammengestellt.

• Die Pflegedokumentation dient dem Bewohner/Patienten als Beweiserleichterung, falls dieser vor Gericht gegen die Einrichtung, den Pflegedienst oder einzelne Pflegekräfte klagt.
• Die Pflegedokumentation muss für die Dauer von 30 Jahren archiviert werden, mindestens jedoch solange, bis sicher ist, dass der Bewohner/Patient bzw. deren Erben oder Krankenkassen keine Schadensersatzansprüche mehr erheben werden.
• Wenn die Dokumentation nicht mehr auffindbar oder lückenhaft ist, kann dieses ggf. bis zur Umkehr der Beweislast führen. Das bedeutet: Der Bewohner/Patient muss das schuldhafte Fehlverhalten und dessen Ursächlichkeit für Personen- und Vermögensschäden nicht mehr belegen. Die Einrichtung bzw. der ambulante Dienst müssen dann beweisen, dass sie den Bewohner/Patienten ordnungsgemäß aufgeklärt und gepflegt haben. Dieses ist ohne eine Dokumentation naturgemäß kaum möglich.
• In der Praxis jedoch ist das Risiko, nach zehn oder mehr Jahren verklagt zu werden, sehr gering. Dem stehen reale Kosten für eine dreißigjährige Lagerung von Dokumenten gegenüber, wie etwa die Anmietung von hinreichend großen Kellerräumen. Zudem müssen die Dokumente bei jedem Umzug transportiert und sortiert werden.
• Folglich sollte im Regelfall eine zehnjährige Archivierung der Pflegedokumentation ausreichen. Wenn allerdings die Todesumstände des Bewohners/Patienten unklar sind, sollten die Unterlagen die ganzen 30 Jahre eingelagert werden.

§ 9 Abs. 2 Satz 2 MPBetreibV