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Standard "Dienstplanerstellung"

Knappe Personalressourcen, Sonderwünsche einzelner Pflegekräfte und dazu die Vorgabe, bitte sparsam mit Überstunden umzugehen. Folglich zählt die Erstellung des Dienstplanes nicht eben zu den angenehmsten Aufgaben einer PDL. Ein guter Standard kann die Mangelwirtschaft zwar nicht beseitigen, wohl aber die Abläufe für alle Mitarbeiter transparenter machen.

Standard "Dienstplanerstellung"

Definition:

Der Dienstplan ist ein unverzichtbares Planungs- und Führungsinstrument. Er stellt sicher, dass stets genügend Mitarbeiter in unserer Einrichtung für die Pflege und Betreuung der Bewohner bereitstehen. Er gibt Mitarbeitern wie Führungskräften die Möglichkeit, die Arbeit der nächsten Tage und Wochen zu planen und zu steuern.

Grundsätze:

  • Die Pflegedienstleitung ist für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich.
  • Einen ausgehängten Dienstplan darf nur die Pflegedienstleitung oder ihre Stellvertretung abändern.
  • Der ausgehängte Dienstplan ist ein Dokument und wichtig bei Streitfällen. Niemand darf in diesem Dokument etwas ausstreichen, überkleben, radieren oder übermalen.
  • Ein unterschriebener und ausgehängter Dienstplan ist für alle Seiten verbindlich.
  • Ein Tausch von Diensten unter den Mitarbeitern ist möglich, sofern die Pflegedienstleitung diesem zugestimmt hat.
  • Wir versuchen die Anzahl der aufeinander folgenden Nachtdienste auf vier zu begrenzen. Nur bei zwingenden Ausnahmefällen wird davon abgewichen.
  • Nach einer Nachtschichtfolge gewähren wir der Pflegekraft eine Ruhepause von mindestens 24 Stunden.
  • Wir versuchen, ungünstige Schichtfolgen zu vermeiden, insbesondere also eine "Rückwärtsrotation"
    • vom Nachtdienst in den Spätdienst
    • vom Spätdienst in den Frühdienst
    • vom Frühdienst in den Nachtdienst
  • Pflegekräfte leisten maximal sieben Dienste hintereinander und haben dann einen Tag frei.

Ziele:

  • Die einzelnen Wohnbereiche sind in der Lage, effizient und bewohnerbezogen zu arbeiten.
  • Die Zusammenarbeit zwischen dem Pflegebereich und anderen Funktionsbereichen der Einrichtung funktioniert reibungslos.
  • Die Pflegeeinrichtung kommt ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Pflegekräften nach.
  • Der Betriebsrat wird korrekt an allen Entscheidungen zur Dienstplanerstellung beteiligt.
  • Die Arbeitsbelastung wird gerecht unter allen Mitarbeitern verteilt.
  • Der Dienstplan bietet genug Reserven, um unerwartete Ereignisse (Krankheitsfälle usw.) kompensieren zu können.
  • Personelle Ressourcen werden nicht verschwendet.
  • Alle Zulagen werden korrekt abgerechnet.
  • Die Arbeitszufriedenheit aller Pflegekräfte wird gewährleistet.

Vorbereitung:

  • Der notwendige Arbeitsaufwand wird erfasst und der daraus resultierende Personalbedarf wird ermittelt.
  • Die Wünsche der Bewohner werden erfasst (z.B. bevorzugte Weckzeiten usw.).
  • Die Wünsche der Mitarbeiter hinsichtlich der Dienstplanerstellung werden erfasst.
  • Die langfristig planbaren Abwesendheitszeiten des Personals werden erfasst (z.B. Urlaub, Fortbildungen, anstehende Krankenhausaufenthalte).
  • Alle Veranstaltungen, die den Dienstplan beeinflussen, werden erfasst (Sommerfest, Lesungen im Speisesaal usw.).
  • Die Vordrucke für den Dienstplan werden bereitgelegt (mind. DIN A4 besser DIN A3; ggf. größer kopieren).
  • Die Pflegedienstleitung macht sich mit den rechtlichen Grundlagen der Dienstplanerstellung vertraut, insbesondere
    • Arbeitsverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • AVR
    • BAT
    • SGB V
    • Schwerbehindertenregelungen des SGB IX
    • Jugendarbeitsschutzgesetz
    • Bundesurlaubsgesetz
    • Arbeitszeitgesetz
    • Arbeitsschutzgesetz
    • Mutterschutzgesetz

Durchführung:

Vorbereitung des Dienstplanformulars

Es werden eingetragen:

  • Bezeichnung der Einrichtung
  • Bezeichnung des Wohnbereiches
  • Nummerierung der Kalendertage, Name der Wochentage
  • Feiertage und Wochenenden farblich markiert
  • Vor- und Nachname aller Mitarbeiter
  • Qualifikation der Pflegekräfte
  • Festlegung, welcher Mitarbeiter welche Position einnimmt (Schichtführung, Wohnbereichsleitung usw.)
  • Einschränkungen der Einsetzbarkeit, etwa bei Schwangeren oder Jugendlichen
  • Übertrag aus dem vorherigen Dienstplanungszeitraum, also Überstunden oder Minusstunden
  • Sollstundenzahl für jede Pflegekraft
  • Legende der benutzten Abkürzungen im Dienstplan

Vermerk von bereits eingeplanten Abwesendheitszeiten

Es werden eingetragen:

  • externe Fortbildungen
  • interne Seminare
  • Sonderurlaub
  • Krankheit oder Kuren
  • Dienstbefreiung
  • Mutterschutz

Besetzung der Wochenenden und Feiertage

Es werden eingetragen:

  • geplante Wochenenddienste
  • dienstfreie Wochenenddienste (mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein)
  • daraus resultierende Feiertagesbesetzung
  • Feiertagsausgleich

Besetzung der Nachtdienste

Es werden eingetragen:

  • Besetzung der Nachtdienste
  • Mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend.
  • Freizeitausgleich für Nachtdienste

Besetzung der Frühschicht

Es werden eingetragen:

  • Besetzung der Frühschicht
  • Mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend.

Besetzung der Spätschicht

Es werden eingetragen:

  • Besetzung der Spätschicht
  • Mindestens eine Pflegefachkraft pro Schicht ist anwesend.

Abgleich mit der Besetzungsvorgabe

  • Die Besetzung der einzelnen Schichten wird mit den Vorgaben verglichen.
  • Die Ober- und Untergrenzen sollen nicht verletzt werden.

Bilanzierung der Arbeitszeiten

  • Die geplanten Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters werden addiert und mit der Sollarbeitszeit abgeglichen.
  • Ggf. wird die Einsatzplanung für den Mitarbeiter korrigiert.

Fertigstellung

  • Der Dienstplan wird noch einmal auf Stimmigkeit kontrolliert.
  • Der Dienstplan wird unterschrieben.
  • Der Dienstplan wird ausgehängt.
  • Kopien des Dienstplans gehen an den Betriebsrat und die Heimleitung.

Nachbereitung:

  • Aufgetretene Mängel des Dienstplans werden in geeigneter Weise dokumentiert und ausgewertet, um in Zukunft Probleme zu vermeiden.
  • Änderungen des ausgehängten Dienstplans sind nur noch dann möglich, wenn dafür ein zwingender Grund vorliegt. Etwa:
    • gravierender Personalausfall
    • unerwartet eintretende gesetzliche oder tarifliche Ansprüche eines Mitarbeiters (Nachtarbeitsverbot von Schwangeren, Tod eines Familienmitgliedes usw.)
    • Störungen des Betriebsablaufes infolge unerwarteter Ereignisse (Überschwemmung, Grippewelle, Unfall usw.)
  • Abgelaufene Dienstpläne müssen für einen Zeitraum von mindestens 30 Jahren archiviert werden.

Dokumente:

  • Dienstplan
  • Fortbildungsplan
  • Urlaubsplan
  • Liste mit Sonderveranstaltungen der Einrichtung
  • Liste mit Wünschen der Bewohner
  • Liste mit Wünschen der Mitarbeiter

Qualifikation / Verantwortlichkeit:

  • Pflegedienstleitung