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Stellenbeschreibung für einen Qualitätsbeauftragten in einem Pflegedienst

Dokumängel ausbügeln, das QM-Handbuch pflegen, Schulungen planen und den MDK auf Abstand halten. Selbst in kleineren Pflegediensten kann ein QM-Beauftragter über Arbeitsmangel nicht klagen. Wir haben dieses komplexe Aufgabenbild in einer Stellenbeschreibung zusammengefasst.

Stellenbeschreibung für einen Qualitätsbeauftragten in einem Pflegedienst Bezeichnung der Einrichtung Pflegedienst XYZ Musterstr. 1 54321 Musterdorf Stellenbezeichnung / Stelleninhaberin

Stelleninhaberin: Gerda Mustermann

Bezeichnung der Stelle: Qualitätsbeauftragte(r)

Arbeitsbereich: ambulante Pflege

Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche

Vergütung / Eingruppierung: xxxx € pro Monat

Zuordnung der Stelle direkte weisungsbefugte Vorgesetzte: (Hierbei handelt es sich nur um eine mögliche Aufzählung, bitte legen Sie hier Ihre individuellen Gegebenheiten fest.)

Geschäftsleitung

gleichgestellt:

Pflegedienstleitung, Verwaltungsleitung

weisungsbefugt (in Fragen des Qualitätsmanagements):

Pflegedienstleitung
stellv. Pflegedienstleitung
Pflegefachkräfte
Pflegekräfte in der Ausbildung
Pflegehilfskräfte
Aushilfskräfte im Pflegebereich
Zivildienstleistende

wird vertreten von:

Geschäftsleitung

fachliche Voraussetzungen:

abgeschlossene Berufsausbildung zur examinierten Pflegefachkraft
abgeschlossene Weiterbildung als Qualitätsbeauftragte/r in der Pflege oder
ein entsprechendes abgeschlossenes Studium an einer Hochschule, etwa Studiengang Pflegemanagement mit dem Abschluss "Bachelor of Science" (B.Sc.)
fundierte Kenntnisse in der Bedienung von Computern und Internet / Intranet, Microsoft Word und Microsoft Excel
mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Kranken- oder Altenpflege

(Hinweis: Der Qualitätsbeauftragte muss nicht zwangsläufig im Pflegebereich tätig sein. Ersetzen Sie ggf. den ersten Punkt durch: abgeschlossene Berufsausbildung und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Pflege oder der Verwaltung) persönliche Qualifikation:

Organisationstalent
Entscheidungsfreudigkeit
Verantwortungsbereitschaft
Handlungsfähigkeit
Einsatzbereitschaft
Umsetzungsfähigkeit
sicheres Auftreten
sprachliche Gewandtheit
Durchsetzungsvermögen und Konfliktfähigkeit
Kompromissfähigkeit
eigene Kritikfähigkeit und Selbstreflexion
Fähigkeit zum wissenschaftlichen Arbeiten
Ausgeglichenheit und innere Stabilität
Ausdauer
Einfühlungsvermögen
pädagogisches Geschick und Fähigkeit, ein Team zu motivieren
Urteilsvermögen
Bereitschaft zur ständigen und umfassenden eigenen Fortbildung

Ziele der Stelle:

Der Qualitätsbeauftragte soll maßgeblich daran mitwirken, ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem zu installieren und weiter zu entwickeln. Dieses soll alle Funktionsbereiche des Pflegedienstes erfassen, also die Pflege und die Verwaltung.
Die qualitätssichernden Maßnahmen sollen koordiniert und gesteuert werden.
Durch präventive Maßnahmen werden Qualitätsprobleme vermieden.
Der Qualitätsbeauftragte hat die Aufgabe, die Geschäftsleitung über den aktuellen Stand der Qualitätsentwicklung zu informieren und auf potentielle Schwachstellen aufmerksam zu machen. Der Qualitätsbeauftragte soll die Geschäftsleitung beraten und auf die langfristige Qualitätspolitik Einfluss nehmen.
Der Qualitätsbeauftragte erarbeitet Verfahren und Standards, die den gesetzlichen Anforderungen gleichermaßen entsprechen wie der Unternehmensphilosophie.
Der Qualitätsbeauftragte vermittelt bei Schnittstellenproblemen, die im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement stehen.
Der Qualitätsbeauftragte unterstützt die Geschäftsführung bei der Umsetzung und Überprüfung der Verfahren und Standards.
Der Qualitätsbeauftragte stellt eine erfolgreiche Zertifizierung sicher.
Der Qualitätsbeauftragte stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben konsequent erfüllt werden.
Der Qualitätsbeauftragte soll berufsübergreifende Projekte, Qualitätszirkel und Infoveranstaltungen begleiten und koordinieren.
Der Qualitätsbeauftragte soll Patienten, Angehörigen, Mitarbeitern und externen Partnern beratend zur Seite stehen.

Aufgaben: Pflegedokumentation

Kontaktpflege mit den Herstellern der Pflegedokumentationssysteme, insbesondere mit kompetenten Mitarbeitern, die bei Fragen zur richtigen Dokumentation zeitnah Auskunft geben können
probeweise Bestellung neuer Bögen; Prüfung, ob deren Beschaffung und Nutzung für die Einrichtung sinnvoll wäre
Überprüfung der Pflegedokumentationen im Hinblick auf qualitätsrelevante formale Mängel (sog. "Dokumentationsvisite")
Rationalisierung der Pflegedokumentation, soweit sich diese nicht negativ auf die Aussagekraft der Unterlagen auswirkt. Also etwa: Vermeidung von Doppeldokumentationen, konsequente Nutzung von Pflegeplanungen usw.

Beschwerdemanagement

Aufbau eines Beschwerdemanagement-Systems
Erstellung oder Beschaffung geeigneter Protokolle für die Dokumentation und Bearbeitung von Beschwerden
Anleitung der Mitarbeiter zur Aufnahme von Beschwerden, insbesondere im Rahmen von Rollenspielen
statistische Erfassung aller Beschwerden am Jahresende, Ermittlung von Schwerpunkten
Auswertung der Ergebnisse im Hinblick auf Verbesserungspotentiale

Vorschlagswesen

Aufbau eines Programms, das es Mitarbeitern ermöglicht, Verbesserungsvorschläge einzubringen
Vorstellung des Programms im Rahmen von Teambesprechungen
Überprüfung, ob die eingegangenen Verbesserungsvorschläge umgesetzt werden können
Prämierung der besten Vorschläge und angemessene Belohnung der einreichenden Mitarbeiter

Zertifizierung

Auswahl eines geeigneten Zertifizierungspartners
Begleitung des Projektgesprächs vor Ort, informeller Betriebsrundgang
Begleitung des Voraudits
Mithilfe beim Vertragsabschluss und Regelung der Zusammenarbeit
Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen, insbesondere also des Handbuchs. Übersendung an den Zertifizierungspartner
Erstellung des Auditplans gemeinsam mit dem Auditor
Begleitung des Zertifizierungsaudits
Analyse des Auditberichts
Beim Verfehlen einer Zertifizierung: Einleitung weiterer Maßnahmen (Einreichen weiterer Unterlagen, Nachaudit usw.)
Begleitung der Überwachungsaudits / Re-Zertifizierung

Zusammenarbeit mit dem MDK

Kontaktpflege zu den Mitarbeitern des MDK unabhängig von einer etwaigen Prüfung
Vorbereitung der Einrichtung auf eine Kontrolle durch den MDK
Begleitung der Kontrolle / Führen eines Protokolls
Anwesendheit bei der Nachbesprechung
strukturierte Beseitigung von Schwachpunkten, die bei der Prüfung bemängelt wurden

QM-Handbuch

Erstellung und Weiterentwicklung des QM-Handbuches
ständiger Abgleich des QM-Handbuches mit der aktuellen Gesetzgebung sowie den Qualitätsanforderungen des MDK
Erstellung von Standards, Verfahrensanweisungen sowie Arbeitsanweisungen
Erstellung von Flussdiagrammen
ständige Kontrolle der Dokumente im QM-Handbuch auf ihre Praxistauglichkeit, ggf. Anpassung oder Neuentwicklung. Evaluierung durch Stichproben der bisher umgesetzten Maßnahmen.
Erstellung von qualitätsrelevanten Konzepten wie etwa einem Pflegekonzept und Pflegeleitbild.
Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter das QM-Handbuch kennen und verstehen

Förderung der internen und externen Kommunikation

regelmäßige Information aller Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Qualität in der Einrichtung
Organisation und Moderation von Qualitätszirkeln
Organisation von Teamsitzungen
Erstellung und ständige Aktualisierung der Kommunikationsmatrix
Mitarbeit bei der Erstellung der Kundenzeitung
Mitarbeit bei der Erstellung von Werbematerial
Kontaktpflege mit externen Experten, die bei Qualitätsproblemen beratend eingreifen können
Mitwirkung an externen Maßnahmen zur Qualitätssicherung wie etwa verbandsinterne Arbeitsgemeinschaften

Risiko-Management / Datenschutz / Aufbewahrungsfristen

Erstellung eines Konzeptes zum Risikomanagement
Mithilfe bei der Erstellung eines Hygienekonzeptes in Zusammenarbeit mit dem Hygienebeauftragten
Erstellung eines Konzeptes zur Arbeitssicherheit. Etwa: Treffen von Maßnahmen zur Vermeidung von Nadelstichverletzungen, zum rückenschonenden Arbeiten, zum Umgang mit Gefahrstoffen usw.
Mithilfe bei der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten

personalbezogene Aufgaben

Mitarbeit bei der Personalentwicklung
Mithilfe bei der Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes in Zusammenarbeit mit dem Praxismentor
Anleitung von Mitarbeitern in Hinblick auf Gruppenarbeitstechniken und Problemlösungstechniken
Information der Mitarbeiter über neue Entwicklungen im Bereich der Pflege, etwa neue Verordnungen, Gesetze, Expertenstandards usw.
Auswahl, Beschaffung und Bereitstellung von aktueller Literatur für die Mitarbeiter
Installation eines funktionsfähigen Systems, mit dem das Ausleihen der Bücher organisiert werden kann
Beschaffung und Bestückung eines Moderatorenkoffers mit Magneten, Pin-Nadeln, Folienstiften usw.
Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Schulung der Mitarbeiter

Erhebung des aktuellen Fortbildungsbedarfes unter Berücksichtigung aktueller Entwicklungen (z.B. bei Inkrafttreten neuer Expertenstandards)
Mitwirkung bei der Planung des Fort- und Weiterbildungsprogramms in enger Kooperation mit der Pflegedienstleitung
Schulungsprogramme entwickeln und vorschlagen. Durchführung von internen Seminaren für die Mitarbeiter der Einrichtung
Mithilfe bei der Auswahl geeigneter Schulungsanbieter, Einholung von Angeboten und Referenzen, Bewertung des Preisleistungsverhältnisses; Bewertung des Schulungsanbieters nach Abschluss der Fortbildung
Kontaktpflege mit externen Partnern, die kostenlose Schulungen anbieten (Beispiel: Anbieter von Medizinprodukten oder Pflegedokumentationssystemen); gemeinsame Planung und Durchführung dieser Schulungen
Organisation von Schulungen, die der Pflegedienst eigenverantwortlich planen und durchführen kann. Zusammenarbeit mit Pflegekräften, die über das notwendige Wissen auf einem spezifischen Gebiet verfügen. Mithilfe bei der Erstellung von Schulungsfolien bzw. PowerPoint-Präsentationen (Beispiel: Der Wundbeauftragte führt eine Fortbildung zum Thema diabetisches Fußsyndrom durch.)

Information und Unterstützung der Geschäftsführung

Weitergabe, Vermittlung und Durchsetzung von Entscheidungen der Geschäftsführung, die das Qualitätsmanagement betreffen
Vorschlagsrecht für qualitätssichernde Maßnahmen
Information der Leitungsebene über aktuelle Entwicklungen etwa im Bereich der Gesetzgebung oder relevanter Neuentwicklungen
Beratung der Geschäftsführung über neue Qualitätsmanagement-Ansätze und Qualitätsstandards. Hilfe bei der Erarbeitung und Aktualisierung der Qualitätspolitik
Beratung der Geschäftsführung hinsichtlich der Darstellung des Qualitätsmanagements nach außen
Mitwirkung bei der Konzeption, Einführung und Überprüfung neuer Dienstleistungsangebote
Teilnahme an Messen
Erstellung von Statistiken im Rahmen des internen und externen Benchmarkings
Organisation, Durchführung und Auswertung der einmal pro Jahr stattfindenden Ist-Analyse der Einrichtung in Abstimmung mit dem Leitungsteam. Berichterstattung an die Geschäftsführung
Erstellung und Auswertung von qualitätsrelevanten Statistiken wie etwa die Anzahl der auftretenden Dekubiti

patientenbezogene Aufgaben

Planung, Durchführung und Auswertung von Kundenbefragungen. Erstellung regelmäßiger Berichte über die Kundenzufriedenheit
Durchführung von Pflegevisiten mit dem Ziel, etwaige Qualitätsdefizite zu finden
in Zusammenarbeit mit der Pflegedienstleitung Sicherstellung der Versorgung der Patienten mit geeigneten Pflegehilfsmitteln
in Zusammenarbeit mit der Pflegedienstleitung Sicherstellung der korrekten Einstufung jedes Patienten gemäß des individuellen Pflegebedarfs
Bereitstellung von Beratungsangeboten für Patienten und Angehörige
Teilnahme an Angehörigenabenden. Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen. Erstellung von Informationsmaterial

weitere Aufgaben

zeitnahe und umfassende Dokumentation aller Maßnahmen des Qualitätsmanagements
Archivierung von Qualitätsaufzeichnungen
Beurteilung der Qualität externer Dienstleister
Einbringung von Vorschlägen zur ständigen eigenen Fort- und Weiterbildung (Fachliteratur, Fortbildungen)

Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen Der Qualitätsbeauftragte soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten:

zu der Geschäftsführung
zu der Pflegedienstleitung
zu den Patienten
zu den Angehörigen und sonstigen den Patienten nahe stehenden Personen
zu den Pflegefachkräften
zu den Pflegehilfskräften
zu der Verwaltung
zu dem Servicepersonal
zu den Praktikanten
zu Fachverbänden
zu den behandelnden Ärzten und Ärztinnen
zu den Ausbildungsstätten der Schüler und Praktikanten
zu den lokalen Medien
zu den Seelsorgern
zu den ehrenamtlichen Helfern
zum haustechnischen Dienst
zum Therapiebereich (Beschäftigungstherapie etc.)
zu den externen Stellen (z. B. Sozialstationen, Pflegekassen, Krankenhäuser, Sozialamt, Krankenkasse)
zu den Apotheken
zu den Stellen der Weiterbildung für das Pflegepersonal
zu den Interessenvertretungen

Klausel Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der Anlage zur Stellenbeschreibungen aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im Qualitätsmanagementhandbuch z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualtätsmanagementhandbuches.