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Stellenbeschreibung für eine Fachkraft in der Verwaltung (stationär)

Auch wenn Sie häufig einfach "Bürokauffrau" genannt werden, so sind die Verwaltungsangestellten in Pflegeheimen doch längst richtige Spezialisten. Wer im Dickicht der Kostenträger und Lohnabrechnungen den Überblick behalten will, braucht mehrere Jahre Berufserfahrung.

Anmerkung: Das Berufsbild einer Fachkraft in der Verwaltung variiert deutlich von Einrichtung zu Einrichtung. Während in kleinen Einrichtungen eher Allround-Kräfte arbeiten, findet sich in größeren Firmen ein höheres Maß an Spezialisierung. Ggf. muss dieser Textvorschlag also inhaltlich angepasst werden. Stellenbeschreibung für eine Fachkraft in der Verwaltung (stationär) Bezeichnung der Einrichtung Seniorenheim XYZ Blumengasse 1 12345 Neustadt Stellenbezeichnung / Stelleninhaberin Stelleninhaberin: Gerda Musterfrau Bezeichnung der Stelle: Fachkraft in der Verwaltung Arbeitsbereich: Verwaltung Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche Vergütung / Eingruppierung: xxxx € pro Monat Ziele:

  • Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
  • Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen
  • Überwachung der Zahlungseingänge
  • Unterstützung der Heimleitung
  • Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes der Pflegeeinrichtung. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensphilosophie
fachliche Qualifikation:
  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/ Bank- oder Verwaltungslehre
  • mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung einer stationären oder ambulanten Pflegeeinrichtung
persönliche Grundfähigkeiten:
  • körperliche und seelische Stabilität
  • Ausgeglichenheit und Geduld
  • positive Einstellung zur Arbeit mit pflegebedürftigen alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie
  • flexible, eigenständige und kreative Arbeit
  • Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten
  • Fähigkeit Verantwortung wahrzunehmen
  • Initiative und Einsatzbereitschaft
  • Teamfähigkeit
  • Konfliktfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen Fortbildung
  • sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit
direkte weisungsbefugte Vorgesetzte:
  • Geschäftsleitung
  • Heimleitung
gleichgestellt:
  • anderen Fachkräften in der Verwaltung
weisungsbefugt :
  • Praktikanten
  • Zivildienstleistende
wird vertreten von:
  • anderen Fachkräften in der Verwaltung
Aufgaben und Kompetenzen: Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
  • Telefondienst
  • Akten anlegen und führen
  • Erledigung des Schriftverkehrs
  • Vorbereitung von Sitzungen
  • Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen
  • Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
  • Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleinere Recherchen durchführen
Haushalts- und Rechnungswesen
  • Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung
  • Erstellung der Bilanz
  • Führung der Bestandskonten
  • Erstellung des Jahresabschlusses
  • Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung
  • Mitwirkung bei der Erstellung und Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen
  • Führung von Haushaltsüberwachungslisten
  • Erstellung von Statistiken (Belegung, Pflegestufenverteilung, Personalausfall usw.)
  • Pflege der Stammdaten
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs (bar und bargeldlos)
  • Vorbereitung aller Dokumente für die abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt
  • Abrechnung der Leistungen mit Kostenträgern und Patienten / Bewohnern
  • Bearbeitung von Mahnungen sowie Stundungs-, Niederschlagungs- und Erlassanträgen
  • Buchung der eingehenden Spenden
  • Erstellung der Spendenbescheinigungen
  • Erstellung der Dankesbriefe an Spender
  • Lager und Bestandsverwaltung
Personalverwaltung
  • Führung der Personalakten
  • Bearbeitung von Arbeits- und Fehlzeiten
  • Berechnung der Dienst-, Versorgungsbezüge, Vergütungen und Löhne unter Beachtung geltender Gesetze und Vorschriften
  • Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten
  • Mithilfe bei der Personalverwaltung (z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung)
  • Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung
  • Bearbeitung von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen
Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen: Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten:
  • zu der Heimleitung
  • zu der Pflegedienstleitung
  • zu der Wohnbereichsleitung
  • zu der Qualitätsbeauftragten
  • zu den Pflegekräften
  • zu den Pflegehilfskräften
  • zu den Stationshilfen
  • zu dem Servicepersonal
  • zu den Praktikanten
  • zu den Bewohnern
  • zu den Apotheken
  • zu den Angehörigen und sonstigen den Bewohnern nahe stehenden Personen
  • zu den Hausärzten
  • zu den Seelsorgern
  • zu den ehrenamtlichen Helfern
  • zum haustechnischen Dienst
  • zu den Ergotherapeuten und Krankengymnasten
Klausel: Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der Anlage zur Stellenbeschreibungen aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im Qualitätsmanagementhandbuch z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualitätsmanagementbuches.