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Checkliste
"Tag der offenen Tür"
Geschickt eingesetzt wird ein Tag der offenen Tür zum überaus wirksamen Marketinginstrument. In entspannter Atmosphäre können Sie sich und Ihr Pflegeteam im besten Licht präsentieren. Wir haben auf vier DIN-A4-Seiten eine Checkliste zusammengestellt, die alle Schritte von der ersten Planung bis zur Begrüßungsrede zusammenfasst.
Checkliste
"Tag der offenen Tür"
Kriterium
erfüllt?
Bemerkung
ja
nein
Im Vorfeld
Ist ein Anlass ("Aufhänger") für den
Tag der offenen Tür gefunden? (z.B.: Jubiläum der
Einrichtung, Einweihung eines neuen Gebäudeteils,
erfolgreiche Zertifizierung usw.)
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Ist das richtige Datum für die
Veranstaltung gefunden? (Ein Samstag ist die erste Wahl,
da an diesem Tag auch wichtige Kooperationspartner wie
Ärzte oder Apotheker Zeit für einen Besuch haben.)
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Gibt es an diesem Tag keine
konkurrierenden Veranstaltungen? (z.B. andere Feiern,
Fußballübertragungen usw.)
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Haben Sie eine optisch ansprechende
Einladung gestaltet (oder gestalten lassen)? Ist ein
Antwortbogen beigefügt?
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Haben Sie eine Arbeitsgruppe
gebildet, die für die Organisation der Veranstaltung
zuständig ist? (z.B.: Heimleitung, PDL, Haustechnik,
Hauswirtschaftsleitung)
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Wird den Bewohnern die Gelegenheit
gegeben, sich an der Konzeption und Durchführung der Feier
zu beteiligen? Wurde der Heimbeirat entsprechend
informiert?
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vier Wochen vor
dem Termin
Wurde der Tagesablauf durchgeplant?
Insbesondere:
Beginn und Ende der Veranstaltung
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Eröffnungsrede
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Eröffnung des Buffets
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Beginn der Musikunterhaltung
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Ausstellungen, Dia- oder Filmvorführungen
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Haben Sie Einladungen verschickt an:
alle Bewohner
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Belegschaftsangehörige
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ehemalige Mitarbeiter
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Anwohner aus der näheren Umgebung / Stadtteil
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Honoratioren (Bürgermeister, Stadtrat usw.)
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Vertreter von Verbänden
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Sozialämter
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Krankenkassen
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Sanitätshäuser
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Dienststellenleiter von Feuerwehr und Polizei
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Sozialdienstmitarbeiter der Krankenhäuser
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Lehrer von Altenpflegeschulen
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Ärzte und deren Mitarbeiter
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Vertreter der Kirchengemeinden
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Beschäftigungstherapeuten und Haustechnik
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Gibt es einen Artikel
zum anstehenden Tag der offenen Tür in der Hauszeitschrift?
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Wurden Angehörige um freiwillige
Mithilfe am Veranstaltungstag gebeten?
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Haben Sie Preise für die Tombola
organisiert?
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Haben Sie Informationsmaterial in
ausreichender Menge drucken lassen?
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Wissen alle Mitarbeiter, dass ihr
Erscheinen erwünscht (ggf. angeordnet) ist? Wird der Dienstplan
entsprechend gestaltet?
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Wurde ein
Unterhaltungsprogramm für Kinder geplant? (Clown,
Kinderschminken, Mal- oder Bastelwettbewerb usw.)
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Wurde an Musikunterhaltung gedacht? (Livemusik,
Diskjockey oder Alleinunterhalter. Wichtig: ggf. fallen
GEMA©-Gebühren an.)
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Wurde die Genehmigung der Stadt
eingeholt, falls ein öffentlicher Platz genutzt werden
soll?
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eine Woche vor
dem Termin
Wurde die Anzahl der eingegangenen
Antwortbögen ausgewertet, um die ungefähre Anzahl der
Besucher abschätzen zu können?
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Ist die Hauswirtschaft bereit für die
Veranstaltung? Insbesondere:
Bestellung der Getränke
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Beschaffung der Zapfanlage und eines Grills
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Beschaffung von Geschirr, Besteck, Gläsern usw.
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Stühle, Tische und Tischdekoration
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Bestellung der Lebensmittel (Fleisch, Beilagen, Snacks
usw.)
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Haben Sie den zuständigen Redakteur
der Lokalzeitung noch einmal persönlich zum Tag der
offenen Tür eingeladen?
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Liegt der Redaktion ein Pressetext
vor, in dem der Tag der offenen Tür angekündigt wird?
Ist dem Pressetext evtl. ein Schmuckfoto beigefügt, etwa
von Fest des Vorjahres? Haben Sie freundlich(!)
nachgefragt, ob der Text auch wirklich erscheint?
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Haben Sie eine Anzeige in der Zeitung
gebucht, um auf die Feier aufmerksam zu machen? Haben
Sie die Möglichkeit von Zeitungsbeilagen, Flugblättern
oder Plakaten geprüft?
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Haben Sie einen Mitarbeiter damit
beauftragt, Fotos während der Veranstaltung zu schießen?
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Falls der Redakteur keine Zeit für
einen Besuch vor Ort hat: Ist sichergestellt, dass die
Redaktion einen kleinen Text für die
Nachberichterstattung plus Foto erhält?
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Haben Sie ein Bewohnerzimmer
ausgewählt, dass während der Veranstaltung auf Wunsch
besichtigt werden kann? Hat der Bewohner zugestimmt?
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Ist dafür gesorgt, dass das
Reinigungspersonal am Tag vor der Veranstaltung
besonders gründlich durch alle Räume geht?
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Ist sichergestellt, dass die
Besuchertoiletten alle 30 Minuten gereinigt werden?
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Ist sichergestellt, dass das
Reinigungsteam pünktlich zum Veranstaltungsende bereit
steht?
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Ist sichergestellt, dass alle
Mitarbeiter am Veranstaltungstag einheitliche
Dienstkleidung mit Namensschild tragen werden?
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Wurden Führer für
Informationsrundgänge in der Einrichtung verpflichtet?
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Haben Sie eine Eröffnungsrede
geschrieben?
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Unmittelbar vor
dem Tag der offenen Tür
Wurde sichergestellt, dass alle
Wertgegenstände der Bewohner sicher gelagert werden?
(Diebe könnten sonst den Tag der offenen Tür für einen
Raubzug nutzen.)
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Wird die Pflegedokumentation so
verwahrt, dass Besucher keinen Einblick erhalten können?
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Sind die Toiletten ausgeschildert?
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Sind ausreichend Parkplätze frei?
Wurden die Fahrzeuge der Einrichtung entsprechend weit
weg geparkt?
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Wurden die An- und Abfahrtswege
ausgeschildert?
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Liegen Listen aus, in die sich
Interessenten eintragen möchten, die zusätzliches
Infomaterial wünschen?
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Wird rechtzeitig vor Beginn die
Technik erneut kontrolliert? (Rednerpult, Mikrofone,
Beschallung, sogar der Bierhahn)
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